Potwierdzenie odbycia delegacji
PRAWO PRACY - SAS 1 / 2012
PYTANIE SEKRETARZA:
Czy polecenie wyjazdu służbowego krajowego (delegacja) musi zawierać potwierdzenie (pieczątkę firmy, instytucji) jej odbycia w miejscu docelowym?
ODPOWIEDŹ PRAWNIKA:
Podstawowym aktem prawnym regulującym problematykę delegacji służbowych jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Pracodawca, wysyłając pracownika w podróż służbową, powinien pokryć należności związane z delegacją, tj. koszty przejazdu, diety, ewentualnie także inne wydatki związane z delegacją.
Delegacja krajowa powinna być poprzedzona poleceniem wyjazdu na specjalnym druku, czyli zaakceptowana oraz podpisana przez przełożonego.
W dokumentacji delegacji służbowej powinny znaleźć się następujące informacje:
– dane pracownika, miejsce wyjazdu i miejsce docelowe, termin wyjazdu i czas pobytu.
W rozporządzeniu nie mowy o konieczności uzyskania potwierdzenia pobytu w miejscu docelowym (podobnie jak w projekcie z dnia 13 maja 2011 r. nowego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju).
Jednakże przepisy wewnątrzzakładowe wymagają w wielu przypadkach, by pracownik uzyskał potwierdzenie pobytu w miejscu docelowym. Potwierdzenia dokonać może m.in.: kontrahent, firma szkoleniowa, jednostka nadrzędna – czyli instytucja, jednostka, do której pracownik jedzie, hotel, w którym organizowane jest szkolenie. W jego treści powinien zostać poświadczony nie tylko sam fakt dotarcia do miejsca docelowego podróży (np. sama pieczątka instytucji), ale też określone daty przyjazdu i wyjazdu pracownika. Powinny się też w nim znaleźć dane osoby potwierdzającej pobyt pracownika w miejscu docelowym.
Brak potwierdzenia pobytu nie może zostać uznany automatycznie za podstawę pozbawienia pracownika prawa do świadczeń z tytułu delegacji. Pracownik może jednak w takim przypadku ponosić odpowiedzialność porządkową, jeżeli nie uzasadni, jakie obiektywne przeszkody uniemożliwiły mu uzyskanie wymaganego przez przepisy wewnątrzzakładowe potwierdzenia.
Pracownik musi rozliczyć koszty podróży krajowej w terminie 14 dni od dnia zakończenia delegacji.
Do rozliczenia kosztów podróży krajowej pracownik musi załączyć następujące dokumenty: bilety kolejowe (nie dotyczy diet oraz wydatków zryczałtowanych), pozostałe rachunki, np. koszty przejazdu taksówką, czy transportem publicznym.
Jeśli pracownik nie ma możliwości przedstawienia odpowiednich dokumentów (np. zagubił albo mu je skradziono), wówczas składa pisemne oświadczenie o dokonanych wydatkach i przyczynach braku ich udokumentowania.
DECYDUJĄ PRZEPISY WEWNĘTRZNE
W omawianej sytuacji konieczność potwierdzenia odbycia delegacji w miejscu docelowym zależy wyłącznie od przepisów wewnątrz-zakładowych.
Anna Strmiska-Mietlińska
Zbigniew Mietliński
Podstawa prawna:
– Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późniejszymi zmianami),
– Projekt z dnia 13 maja 2011 r. nowego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
