Rola sekretarza gminy w realizacji zasady jawności

TEMAT MIESIĄCA - SAS 3/2013

Obowiązująca od stycznia 2009 r. ustawa o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.) zmieniła status sekretarza, którego obecnie obligatoryjnie powołuje się na szczeblu gminy, powiatu oraz województwa.

W uzasadnieniu nowej ustawy, jako jedną z przyczyn nowego sposobu uregulowania statusu sekretarza wskazano dotychczasowy brak określenia katalogu zadań i kompetencji sekretarza, jak również brak obowiązku jego powoływania w każdej jednostce samorządu terytorialnego oraz wskazania niezbędnych wymogów kwalifikacyjnych, jakie musi spełniać kandydat na to stanowisko. W rezultacie w ustawie wprowadzono obowiązek zatrudniania sekretarza na wszystkich szczeblach samorządu terytorialnego. Stanowi o tym art. 5 ust. 1, zgodnie z którym w urzędzie gminy, starostwie powiatowym i urzędzie marszałkowskim tworzy się odpowiednio stanowisko sekretarza gminy, powiatu i województwa.

Określono również ustawowe wymogi na stanowisko sekretarza, a mianowicie osoba taka musi posiadać:

  • co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach, o których mowa w art. 2 ustawy (czyli urzędzie marszałkowskim, starostwie powiatowym, urzędzie gminy, urzędzie jednostki pomocniczej gminy, samorządowych jednostkach organizacyjnych, zakładach budżetowych, biurach związków jednostek samorządu terytorialnego lub ich odpowiednikach oraz zakładach budżetowych utworzonych przez te związki, biurach jednostek administracyjnych jednostek samorządu terytorialnego lub ich odpowiednikach) w tym co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w tych jednostkach, lub
  • co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w ww. jednostkach oraz co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w innych jednostkach sektora finansów publicznych.

Doprecyzowano, że sekretarz podlega bezpośrednio kierownikowi urzędu, a jednocześnie określono wprost, że sekretarz może wykonywać zadania z upoważnienia i w imieniu kierownika urzędu, w szczególności z zakresu zapewnienia właściwej organizacji pracy urzędu oraz realizowania polityki zarządzania zasobami ludzkimi. Pierwsze z zadań polega na takim zorganizowaniu struktury urzędu, aby optymalnie wykorzystywać potencjał ludzki i możliwości wykonywania zadań publicznych. Zarządzanie zasobami ludzkimi obejmuje natomiast cały kompleks działań ukierunkowanych na maksymalizowanie możliwości i podnoszenie efektywności personelu będącego w dyspozycji pracodawcy.

Należy podkreślić, że oprócz przepisów zawartych w ustawie o pracownikach samorządowych, status sekretarza gminy wyznaczają także przepisy ustawy ustrojowej. Zgodnie bowiem z art. 33 ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.) wójt może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy wójta lub sekretarzowi gminy. Prowadzenie przez sekretarza gminy określonych spraw, a w szczególności sprawowanie bieżącego nadzoru nad sprawnym funkcjonowaniem urzędu może dotyczyć realizacji zasady jawności działania organów gminy i zadań z zakresu dostępu do informacji publicznej. 

Zgodnie z art. 11b ust. 1 u.s.g. działalność organów gminy jest jawna, zaś ograniczenia jawności mogą wynikać wyłącznie z ustaw. Ustawodawca wskazał, że jawność działania organów gminy obejmuje w szczególności prawo obywateli do uzyskiwania informacji, wstępu na sesje rady gminy i posiedzenia jej komisji, a także dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym protokołów posiedzeń organów gminy i komisji rady gminy (art. 11b ust. 2 u.s.g.). 

Zasady dostępu do dokumentów i korzystania z nich, określa statut gminy (art. 11b ust. 3 u.s.g.). W statucie gminy niejednokrotnie wprost określa się, że dysponentem dokumentów jest właśnie sekretarz gminy, który zobowiązany jest do podjęcia niezbędnych czynności w celu dysponowania dokumentami publicznymi w formie i postaci nadającej się do udostępnienia. Zaznaczyć należy, że udostępnieniu podlegają dokumenty o charakterze urzędowym sporządzone w przepisanej formie przez - organy gminy, organy nadzoru i kontroli nad gminą, związane z wykonywaniem zadań publicznych a w szczególności:

  • uchwały rady gminy i zarządzenia wójta,
  • protokoły z sesji,
  • wnioski i opinie komisji rady gminy,
  • interpelacje i wnioski radnych,
  • protokoły z posiedzeń komisji Rady, w tym Komisji Rewizyjnej,
  • akty nadzoru,
  • protokoły kontroli RIO, NIK, UKS.

Sekretarz gminy zobowiązany jest zapewnić właściwą formę przechowywania dokumentów, przy wykorzystaniu również odpowiednich systemów informatycznych zgodnie z instrukcją kancelaryjną i zapewnić niezwłoczne sprawne udostępnianie dokumentów osobom zwracającym się z odpowiednim wnioskiem. 

Janusz Groński

PODSTAWA PRAWNA:
– Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.)
– Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.)

 

Wydawca: SKIBNIEWSKI MEDIA, Warszawa