Jakie zmiany w k.p.a. weszły w życie 5 października 2021 r.

POSTĘPOWANIE ADMINISTRACYJNE - SAS 6 / 2021

Pomimo, iż od 5 października minęło już sporo czasu, to jednak istnieją wątpliwości, które zmiany weszły w życie w tej dacie. Tym bardziej, iż najpopularniejsze programy dotyczące elektroniki prawniczej przy poszczególnych zmianach podają komunikaty typu np. „art. 39 zmieniony przez art. 61 pkt 5 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. (Dz.U. 2020.2320) zmieniającej nin. ustawę z dniem 5 października 2021 r.,” czy też „art. 392 uchylony przez art. 61 pkt 6 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. (Dz.U. 2020.2320) zmieniającej nin. ustawę z dniem 5 października 2021 r.”. Czy to znaczy, że nowe brzmienie art. 39 k.p.a. obowiązuje, a nie obowiązuje art. 392 k.p.a. i tym samym organy administracji publicznej nie mają już obowiązku wysłania do siebie korespondencji tylko drogą elektroniczną przy pomocy ePUAPu? Aby móc odpowiedzieć na te pytania, trzeba sięgnąć do przepisów przejściowych, dostosowujących i końcowych, zawartych w ustawie o doręczeniach elektronicznych (dalej jako u.d.e.). Nie są to przepisy łatwe w interpretacji i mogą stwarzać wątpliwości, co niestety przekłada się na praktykę ich stosowania (niestety wadliwą praktykę).

Już na wstępie należy wskazać, iż zmiany w k.p.a. z dnia 5 października 2021 r. należy podzielić na pewne grupy, tj. przepisy, które weszły w życie i obowiązują, przepisy, które weszły w życie, ale obowiązują w starym brzmieniu, i przepisy, które weszły w życie i jeszcze nie obowiązują. Każdy organ stosujący k.p.a musi umieć wskazać te grupy przepisów, gdyż przekłada się to na codzienną praktykę prawidłowego ich stosowania. Najlepszym przykładem jest art. 63 k.p.a. (i jego nowe i stare brzmienie). Przed dniem 5 października, jeśli do organu strona wniosła pismo zwykłym e-mailem nie na adres ePUAP organu, to organ zobligowany był do wezwania strony do uzupełnienia braków formalnych w trybie art. 64 § 2 k.p.a. i właściwego podpisania złożonego e-maila (podpisem kwalifikowanym, zaufanym, osobistym lub, jeśli strona nie dysponuje takimi podpisami, złożenia pisma w tradycyjny sposób z podpisem własnoręcznym). W tej samej sytuacji po 5 października b.r., organ zobligowany jest do pozostawienia pisma bez rozpoznania właśnie z uwagi na nowe brzmienia art. 63 § 1 k.p.a. „Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) wnosi się na piśmie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu. Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych. Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, podania wniesione na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej pozostawia się bez rozpoznania”. W przypadku pozostawienia pisma bez rozpoznania, należy stronę o tym powiadomić oraz pouczyć o zasadach prowadzenia korespondencji elektronicznej z organem, tak aby mogła ją skutecznie prowadzić (taki sposób zachowania wynika z art. 8, 9 k.p.a.).
Jak uzasadnić poszczególne zmiany w k.p.a., tak aby mieć pewność, które weszły w życie, a które nie?
Analizę należy zacząć od art. 166 ustawy o doręczeniach elektronicznych, zgodnie z którym ustawa ta wchodzi w życie z dniem 5 października 2021 r., z wyjątkiem przepisów wskazanych w tym właśnie przepisie. Zmiany w k.p.a. to art. 61 u.d.e. i w żadnym z 11 punktów art. 166 nie znajdziemy art. 61. Tym samym, z chwilą wejścia w życie ustawy o doręczeniach elektronicznych weszły w życie przepisy tej ustawy, inne niż wymienione w art. 166 z odrębną datą wejścia w życie (w tym przepisy k.p.a.). Nie oznacza to jednak, iż wszystkie zmiany w k.p.a weszły w życie w tym dniu tak samo. Nie możemy bowiem zapominać, iż wyraźnie wskazano w art. 158 ust. 1 u.d.e., że „w okresie od dnia wejścia w życie ustawy (5 października 2021 r. – przypis własny) do dnia poprzedzającego dzień zaistnienia obowiązku jej stosowania, o którym mowa w art. 155 (w którym to przepisie wskazano harmonogram wejścia w życie pełnej dostępności cyfrowej dla poszczególnych organów publicznych – przypis własny) do doręczania przez podmioty publiczne […] do podmiotów niebędących podmiotami publicznymi w rozumieniu tej ustawy, dokonywanego w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, stosuje się art. 39, art. 391, art. 40 § 4 oraz art. 46 § 4-9 ustawy zmienianej w art. 61 w brzmieniu dotychczasowym […]. A więc pomimo komunikatów podawanych w programach prawniczych przy poszczególnych zmianach, nowe brzmienie art. 39, 391, 40 § 4 i 46 § 4-9 k.p.a. nie obowiązuje, pomimo iż weszły te przepisy w życie. Zgodnie z art. 155 pkt 6 u.d.e. jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego od dnia 1 stycznia 2024 r., a w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 października 2029 r. W k.p.a w dniu 5 października 2021 r. weszły w życie te przepisy, które nie dotyczą nowych zasad doręczania przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego i hybrydowego doręczenia elektronicznego (np. art. 14 czy 63 k.p.a.); weszły w życie, ale na razie nie obowiązują przepisy, które bezpośrednio odnoszą się to nowych zasad doręczania (np. art. 394 k.p.a.); weszły w życie, ale stosujemy w starym brzmieniu 4 przepisy wprost wskazane w art. 158 ust. 1 u.d.e. ( czyli art. 39, 391, 40 § 4 i 46 § 4-9 k.p.a.). Duże znaczenie ma zmiana art. 14 k.p.a. i uregulowanie w § 1a tegoż przepisu, w jednym miejscu zasad podpisywania pism utrwalanych w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią. Skoro zatem każde pismo (gdyż przepis ten dotyczy zarówno „prowadzenia” jak i „załatwiania” sprawy) może być utrwalone w postaci elektronicznej, konieczne było zmienianie tych przepisów w k.p.a., które dotyczyły możliwości wystawiania lub podpisywania pism (w tym pełnomocnictw, decyzji, zaświadczeń, upoważnień) utrwalonych w postaci dokumentu elektronicznego. W związku ze zmianą w art. 14 k.p.a. i wprowadzeniem ogólnej zasady, że każda sprawa może być załatwiona z wykorzystaniem pisma w postaci elektronicznej, oraz wymagań dotyczących podpisywania i doręczania takich pism, uproszczone i odpowiednio doprecyzowane zostały przepisy zawarte w art. 33, art. 37, art. 41, art. 50, art. 54, art. 57, art. 63, art. 66a, art. 72, art. 76a, art. 91, art. 107, art. 109, art. 117, art. 119, art. 120, art. 122b, art. 122f, art. 124, art. 125, art. 138, art. 163c, art. 217, art. 220 i art. 238 k.p.a., zawierające szczególne uwarunkowania dla załatwiania spraw drogą elektroniczną w przypadku określonych rodzajów pism (wymienienie powyżej przepisy weszły w życie 5 października. i obowiązują). Zmiany, które weszły w życie z uwzględnieniem przepisów przejściowych i dostosowujących, wymusiły na organach stosujących k.p.a. konieczność dokonania weryfikacji swoich dotychczasowych praktyk oraz przygotowania nowych pouczeń (np. co do zasad prowadzenia korespondencji elektronicznej).

dr Marcin Adamczyk
radca prawny
Narodowy Instytut Samorządu Terytorialnego,
Wydział Prawa i Administracji UWM w Olsztynie.
Partner zarządzający działem prawa samorządowego w Kancelarii Prawnej „AJIP”

PODSTAWA PRAWNA
– Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735 z późn. zm)

SPIS TREŚCI

Wydawca: SKIBNIEWSKI MEDIA, Warszawa