Zmiany organizacyjne i ruchy kadrowe u pracodawcy samorządowego

PRAWO PRACY - SAS 6 / 2021

Pracodawcy samorządowi – m.in. w celu racjonalizacji kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników oraz zapewnienia sprawnej obsługi mieszkańców – często dokonują zmian kadrowych polegających na likwidacji oraz łączeniu stanowisk pracy.

I. SPOSOBY DOKONYWANIA ZMIAN KADROWYCH I ZAGADNIENIA Z TYM ZWIĄZANE

Likwidacja stanowiska pracy danego pracownika łączy się bardzo często z koniecznością rozwiązania z nim stosunku pracy. Na podstawie odesłania z art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (dalej u.p.s.), z uwagi na brak odrębnej regulacji tych kwestii w pragmatyce służbowej właściwej dla tej grupy pracowników, należy stosować przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej k.p.).

Rozwiązanie umowy za porozumieniem lub wypowiedzeniem

O ile pracownik wyraża wolę rozwiązania umowy o pracę istnieje możliwość zawarcia porozumienia rozwiązującego umowę, na podstawie o treść art. 30 § 1 pkt 1 k.p. Co prawda przepisy nie obligują, aby takie porozumienie było stwierdzone na piśmie, jednak z ostrożności dla celów dowodowych warto sporządzić dokument potwierdzający wolę stron zmierzających do zakończenia łączącej je umowy ze wskazaniem, że stosunek pracy uległ rozwiązaniu w na podstawie porozumienia stron oraz z określeniem daty rozwiązania umowy.
W przypadku kiedy pracownik nie wyraża zgody na rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, pracodawca ma prawo rozwiązać umowę na podstawie art. 30 § 1 pkt 2 poprzez złożenie oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem. Należy pamiętać, że w tym wypadku, inaczej niż przy porozumieniu zmieniającym, pracodawca musi wręczyć pracownikowi takie oświadczenie na piśmie, a także że powinno ono zawierać pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy (bez względu na to, czy strony łączy umowa na okres próbny, na czas określony czy na czas nieokreślony). Dodatkowo oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy na czas nieokreślony powinno zawierać wskazanie przyczyny, stanowiącej faktyczną podstawę jego decyzji.

Okres wypowiedzenia

Minimalna długość okresu wypowiedzenia jest uregulowania w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 36 § 1 k.p., w przypadku umowy na czas określony i na czas nieokreślony wynosi ona: 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy; 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy; 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata. W przypadku umowy na okres próbny okres wypowiedzenia wynosi: 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni; 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie; 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące, (art. 34 k.p.). Co istotne, okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca. Oznacza to, że w przypadku min. 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia, wręczenie pracownikowi wypowiedzenia w ciągu miesiąca (np. 2 czerwca) będzie skutkowało rozwiązaniem umowy nie z dniem 2 lipca, ale dopiero z dniem 31 lipca. Dlatego w praktyce pracodawcy bardzo często decydują się na wręczenie wypowiedzenia pod koniec miesiąca.
Okres wypowiedzenia jest określony w ustawie, jednak w praktyce strony na podstawie porozumienia mogą go dowolnie kształtować. Ustalenie przez strony umowy wcześniejszego terminu jej rozwiązania za wypowiedzeniem nie wpływa co do zasady na tryb jej rozwiązania. Wyjątkowo, jeśli data rozwiązania umowy za wypowiedzeniem będzie zbieżna z datą wręczenia wypowiedzenia, może być to uznane za obejście przepisów o rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron. Dodatkowo, na podstawie art. 36 (2) k.p. w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę, pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do upływu okresu wypowiedzenia. W okresie tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Warto wiedzieć, że zgodnie z najnowszym orzecznictwem Sądu Najwyższego zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy z art. 362 k.p. nie jest czynnością prawną (oświadczeniem woli) w rozumieniu art. 61 § 1 k.c., ale realizowane jest w ramach uprawnień kierowniczych pracodawcy (art. 22 § 1 k.p.). W konsekwencji pracodawca ma prawo wtórnie zobowiązać pracownika do świadczenia pracy (zgoda zatrudnionego nie jest wymagana), mimo że wcześniej został on z tego obowiązku zwolniony (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 września 2019 r., sygn. akt: III PK 96/18).
W praktyce zdarza się, że pracodawca i pracownik korzystają z tej instytucji również w przypadku rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron lub w przypadku wypowiedzenia złożonego przez pracownika.
Zdarza się również, że pracownik, z którym pracodawca zdecydował się rozwiązać umowę za wypowiedzeniem nie wykorzystał całego przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. W takiej sytuacji pracodawca ma prawo zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu w okresie wypowiedzenia (art. 1671 k.p.). W przeciwnym wypadku po ustaniu stosunku pracy niezbędne będzie wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany, przysługujący mu u tego pracodawcy urlop wypoczynkowy.

Wypowiedzenie lub porozumienie zmieniające

Poza definitywnym rozstaniem się z pracownikiem pracodawcy samorządowi czasami w przypadku reorganizacji mają możliwość zaproponowania pracownikowi innej pracy. W takiej sytuacji, podobnie jak przy rozwiązaniu umowy, istnieje możliwość dokonania zmian na podstawie wypowiedzenia zmieniającego lub porozumienia zmieniającego.
Wypowiedzenie warunków pracy lub płacy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki (art. 42 § 2 k.p.). Co do zasady, przy wypowiedzeniu zmieniającym stosuje się przepisy dotyczące wypowiedzenia definitywnego (m.in. w zakresie dotyczącym przyczyny, formy pisemnej czy pouczenia o możliwości odwołania do sądu pracy). Pracownik ma prawo odmowy przyjęcia zaproponowanych mu warunków pracy lub płacy. W takiej sytuacji umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki. Należy pamiętać, że pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. W razie braku takiego pouczenia pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków (art. 42 § 3 k.p.).
Marginalnie warto wspomnieć, że jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki, pracownikowi samorządowemu można powierzyć, na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, wykonywanie innej pracy niż określona w umowie o pracę, zgodnej z jego kwalifikacjami. W okresie tym przysługuje pracownikowi wynagrodzenie stosowne do wykonywanej pracy, lecz nie niższe od dotychczasowego. (art. 21 u.p.s.) Powyższe stanowi decyzję pracodawcy samorządowego i nie wymaga składania oświadczenia o wypowiedzeniu warunków pracy i płacy (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 kwietnia 2017 r., sygn. akt: I PK 345/16). Należy jednak pamiętać, że podjęcie takiej decyzji nie jest związane wprost z likwidacją stanowiska pracownika. Po zakończeniu okresu, na który powierzono obowiązki, pracownik co do zasady powinien wrócić na dotychczas zajmowane stanowisko.

Pracownicy pod ochroną

Dodatkowo warto mieć na uwadze, że są grupy pracowników np. osoby w wieku przedemerytalnym, osoby chronione z uwagi na uprawnienia związane z rodzicielstwem czy działalność związkową itp., co do których możliwość dokonania wypowiedzenia umowy może być wyłączona, a możliwość zmiany warunków pracy i płacy w drodze wypowiedzenia zmieniającego – ograniczona. Należy również pamiętać, że w przypadku objęcia pracownika ochroną związkową, w zależności od rodzaju tej ochrony, przed wręczeniem mu wypowiedzenia należy wystąpić o wyrażenie opinii lub zgody przez reprezentujący go związek zawodowy.

Odprawa

Likwidacja stanowiska pracy stanowi przyczynę niedotyczącą pracowników. W takiej sytuacji, o ile pracodawca samorządowy zatrudnia co najmniej 20 pracowników, pracownik, z którym stosunek pracy został rozwiązany z uwagi na likwidację stanowiska ma prawo do odprawy na podstawie art. 10 ust. 1 w zw. z art. 8 ust. 1 pkt 1-3 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Wysokość odprawy jest określona w tej ustawie i stanowi odpowiednio równowartość jednomiesięcznego wynagrodzenia (liczonego jak ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy), jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata; dwumiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat; trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad 8 lat. Maksymalna wysokość odprawy przyznawana na podstawie ustawy nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia, obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy.

 

I. LIKWIDACJA LUB ŁĄCZENIE STANOWISK JAKO PRZYCZYNA ROZWIĄZANIA UMOWY LUB ZMIANY WARUNKÓW PRACY I PŁACY

Jak było to już wskazywane, w przypadku złożenia pracownikowi oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę lub wypowiedzeniu warunków pracy i płacy, w piśmie pracodawcy musi znaleźć się przyczyna tej decyzji.
Przyczyna wypowiedzenia nie musi mieć szczególnej wagi czy nadzwyczajnej doniosłości, skoro wypowiedzenie jest zwykłym sposobem rozwiązania bezterminowego stosunku pracy (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 maja 2016 r., sygn. akt: I PK 155/15). W praktyce likwidacja stanowiska może być związana z przekazaniem obowiązków innym pracownikom lub podmiotowi zewnętrznemu, ewentualnie z rezygnacją wykonywania przez pracodawcę niektórych zadań.
Zgodnie z jednolitym orzecznictwem reorganizacja struktury jednostki i związana z tym likwidacja stanowiska może stanowić uzasadnioną przyczynę rozwiązania stosunku pracy (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 lipca 2001 r., sygn. akt: I PKN 541/00). Sąd Najwyższy wskazuje również, że prawo pracodawcy do podjęcia decyzji o rozdzieleniu zadań wykonywanych przez konkretnego pracownika z likwidowanego stanowiska pomiędzy innych, już zatrudnionych pracowników, jest dopuszczalne i niczym nieograniczone. Sąd Najwyższy dopuszcza możliwość powierzenia tych czynności osobom (podmiotom) niepozostającym z pracodawcą w stosunku pracy. W takiej sytuacji w ocenie Sądu Najwyższego dochodzi do likwidacji stanowiska pracy, mimo że nadal określone zadania są wykonywane na rzecz pracodawcy (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 czerwca 2018 r., sygn. akt: I PK 48/17, por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 grudnia 2013 r., sygn. akt: II PK 67/13). Co więcej, likwidacja konkretnego stanowiska pracy, w ramach zmiany struktury zakładu pracy, uzasadnia zwolnienie pracownika bez potrzeby oceny jego ewentualnej przydatności na innych stanowiskach i porównywania go z pracownikami zatrudnionymi na innych stanowiskach (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 listopada 2014 r., sygn. akt: I PK 73/14). Co do zasady kontroli sądu nie podlega ocena zasadności przyjętej przez pracodawcę decyzji o zmianie struktury organizacyjnej zakładu pracy (zob. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 lutego 2015 r., sygn. Akt: II PK 208/04).
Dodatkowo warto nadmienić, że w momencie wręczania wypowiedzenia pracownikowi likwidacja nie musi być już zakończona. Prawidłowym działaniem pracodawcy będzie również wręczenie wypowiedzenia, kiedy podjęte zostały już w znacznym stopniu działania zmierzające do likwidacji stanowiska tak, aby okres wypowiedzenia upłynął w momencie zakończenia zmian organizacyjnych i np. faktycznego zaprzestania wykonywania danych czynności. Jeżeli przyczyną wypowiedzenia jest likwidacja stanowiska pracy, wystarczy, że decyzja o niej jest na tyle zaawansowana realizacyjnie, że nie ma wątpliwości co do jej przeprowadzenia (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 grudnia 2001 r. wydany w sprawie sygn. akt: I PKN 733/00).

Kryteria doboru do zwolnienia pracownika

W praktyce bardzo często pracodawcy likwidują jedno z grupy takich samych stanowisk. W takiej sytuacji co do zasady niezbędnym elementem przyczyny wypowiedzenia, poza informacją o likwidacji stanowiska, będzie wskazanie kryteriów doboru do zwolnienia konkretnego pracownika. Przez kryteria doboru do zwolnienia należy rozumieć motywy, dla których pracodawca zdecydował się rozwiązać umowę z konkretnym pracownikiem z kilku zajmujących takie same stanowiska tak, aby pracownik miał informację, że przyczyną rozwiązania z nim umowy jest likwidacja jego stanowiska oraz dlaczego to konkretnie co do niego taka decyzja została podjęta. Kryteria doboru do zwolnienia mogą być związane np. ze stażem pracy, oceną efektywności, doświadczeniem i wiedzą czy sytuacją majątkową i rodzinną pracownika. Należy pamiętać, że kryteria doboru muszą być kategoriami obiektywnymi.
Przyczyna wypowiedzenia, w tym przyczyna szeroko pojęta, obejmująca również kryteria doboru do zwolnienia, jest elementem stanu faktycznego. Powinna ona stanowić odzwierciedlenie motywów pracodawcy, skutkujących podjęciem decyzji o rozwiązaniu umowy lub wypowiedzeniu warunków pracy i płacy. O ile nie ma wątpliwości, że przy likwidowaniu jednego z kilku takich samych stanowisk wskazanie kryteriów doboru do zwolnienia jest niezbędne, pewne wątpliwości może budzić sytuacja łączenia stanowisk. Orzecznictwo stoi na stanowisku, że w przypadku likwidacji jednoosobowego stanowiska i podziału kompetencji z tego pracownika pomiędzy kilku pracowników, nie ma konieczności stosowania kryteriów doboru do zwolnienia. Należy jednak przyjąć, że w sytuacji połączenia dwóch stanowisk w jedno i konieczności zwolnienia jednego z dwóch pracowników zajmujących łączone stanowiska należy wskazać kryteria, jakimi kierował się pracodawca rozwiązując umowę z konkretną osobą. Takie stanowisko zaprezentował Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z dnia 11 lutego 2005 r. sygn. akt I PK 178/04. Podobne stanowisko jest prezentowane również przez doktrynę m.in. Ludwika Florka. Według niego „od ogólnej zasady braku obowiązku zastosowania kryteriów doboru do zwolnienia przy likwidacji pojedynczego stanowiska istnieją wyjątki, jak np. połączenie dwóch stanowisk, na skutek czego jedno ulega likwidacji.” (L. Florek (red.) Kodeks pracy. Komentarz, wyd. III). Podobne wnioski można wysnuć również z najnowszego orzecznictwa Sądu Najwyższego. Zgodnie z uzasadnieniem wyroku Sądu Najwyższego z dnia 9 lipca 2020 r. w sprawie sygn. akt: III PK 31/19: wskazanie kryteriów doboru pracownika do zwolnienia, jako uzupełnienie ogólnie określonej przyczyny rozwiązania stosunku pracy w postaci zmian organizacyjnych, uwidacznia cały kontekst sytuacyjny, w jakim doszło do zwolnienia konkretnej osoby i pozwala pracownikowi zorientować się, dlaczego to jemu złożono tej treści oświadczenie woli, oraz podjąć próbę podważenia zasadności dokonanego przez pracodawcę rozwiązania stosunku pracy.
Tym samym warto pamiętać, aby wskazywać kryteria doboru do zwolnienia zarówno w sytuacji kiedy likwidujemy jedno z kilku analogicznych stanowisk, jak i w przypadku połączenia dwóch stanowisk w jedno.
Marginalnie należy wspomnieć, że w orzecznictwie pojawiają się również stanowiska, że oceniając, czy pracodawca podał konkretną przyczynę wypowiedzenia o pracę, tym samym czy naruszył art. 30 § 4 k.p., należy uwzględnić inne, znane pracownikowi wcześniej, okoliczności uściślające tę przyczynę (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 lutego 2005 r., sygn. akt: II PK 208/04). Nieprecyzyjne wskazanie przez pracodawcę przyczyny wypowiedzenia nie narusza art. 30 § 4 k.p., jeżeli w okolicznościach danej sprawy, z uwzględnieniem informacji podanych pracownikowi przez pracodawcę w inny sposób, stanowi to dostateczne sprecyzowanie tej przyczyny (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 stycznia 2015 r., sygn. akt: I PK 140/14). Zgodnie z najnowszym orzecznictwem Sądu Najwyższego kryteria doboru do zwolnienia nie muszą być wskazane w ramach przyczyny wypowiedzenia, jeśli są oczywiste lub znane pracownikowi (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9 lipca 2020 r., sygn. akt: III PK 31/19).
Podsumowując, likwidacja stanowiska pracy może stanowić uzasadnioną podstawę rozwiązania umowy o pracę. Należy jednak pamiętać, aby z ostrożności zawsze, jeśli stosowane są przez pracodawcę kryteria doboru do zwolnienia konkretnego pracownika, wskazywać je również w treści przyczyny w dokumencie wypowiedzenia. W przypadku nieprawidłowego sformułowania treści wypowiedzenia, w tym podania niepełnej lub nieprawdziwej przyczyny, pracownik ma prawo domagać się przed sądem pracy w zależności od swojego wyboru odszkodowania lub przywrócenia do pracy.

Ewa Bicka
radca prawny
w Kancelarii Prawnej
Filipek & Kamiński sp.j.

PODSTAWA PRAWNA
– Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. 2019.1282 t.j. z dnia 11 lipca 2019 r.)
– Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2020.1320 t.j. z dnia 30 lipca 2020 r. ze zm.)
– Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. 2018.1969 t.j. z dnia 15 maja 2018 r. ze zm.)

SPIS TREŚCI

Wydawca: SKIBNIEWSKI MEDIA, Warszawa