Urlop na żądanie – czy pracodawca musi wyrazić zgodę?
PRAWO PRACY - SAS 5/2022
Instytucja urlopu na żądanie postrzegana jest jako złoty środek na usprawiedliwienie nieobecności w pracy, w szczególności w sytuacjach wyjątkowych i nieprzewidzianych. Konstrukcja przepisu art. 1672 Kodeksu pracy, który brzmi: „Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.”, co umożliwia pracownikowi zażądać urlopu w trybie niemal natychmiastowym.
Często w praktyce urlop na żądanie jest zgłaszany na krótko przed rozpoczęciem pracy we wczesnych godzinach porannych, co skutkuje popularnym określeniem urlopu na żądanie jako „kacowego”, w praktyce jest to jednak bardzo krzywdzące określenie dla większości pracowników, korzystających z urlopu na żądanie z innych powodów. Najczęstszymi przypadkami, jakie powodują konieczność wykorzystania tego uprawnienia są sytuacje posiadające znamiona siły wyższej, jak np. niespodziewana awaria samochodu, w wyniku czego pracownik wie, że nie będzie w stanie dotrzeć do pracy lub też nieprzewidziane sytuacje życiowe. Z tego tytułu w planowanej zmianie Kodeksu pracy na podstawie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158, zwanej powszechnie Dyrektywą unijną „work-life balance”, zostanie przewidziany nowy rodzaj nieobecności w pracy pracowników, który przeznaczony jest dla nieobecności w pracy z powodu siły wyższej, takiej jak konieczność zaopiekowania się chorym (w tym dalszym) członkiem rodziny.
Wielu pracowników postrzega „urlop na żądanie” jako swoisty pewnik i wręcz obowiązek pracodawcy do udzielenia im dnia wolnego. Pamiętać jednak należy, że dla jego skutecznego zastosowania konieczne jest zachowanie formalnych wymogów. Jednym z najistotniejszych warunków umożliwiających skorzystanie z urlopu na żądanie jest termin złożenia wniosku o urlop; zgodnie z art. 1672 k.p. pracownik może zgłosić żądanie urlopu nawet w dniu rozpoczęcia urlopu. Warunkiem jest jednak, aby do złożenia żądania doszło jeszcze przed momentem, w którym pracownik powinien rozpocząć pracę. Taki wymóg potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 listopada 2006 roku (sygn. akt I PK 128/06).
Tym samym nie wzbudza wątpliwości, że złożenie żądania musi mieć miejsce przed rozpoczęciem pracy, nie jest natomiast jednoznacznie określone, z jakim wyprzedzeniem należy złożyć takie żądanie. Czy zwrot „do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika” oznacza, że wystarczy zadzwonić do pracodawcy na minutę przed rozpoczęciem pracy i zażądać urlopu, bądź też nawet nie kontaktować się z nim osobiście i przesłać żądanie mailem? Takie rozwiązanie byłoby możliwe w związku z możliwością składania żądania bez konieczności dochowania jakiejkolwiek formy.
W praktyce przyjmuje się, iż pracownik powinien poinformować pracodawcę o żądaniu urlopu na tyle wcześnie, aby pracodawca miał możliwość zapewnienia zastępstwa pracownika, który korzysta z urlopu na żądanie. Składanie żądania w ostatniej chwili telefonicznie bądź nawet za pośrednictwem poczty elektronicznej, w przypadku której zgodnie z art. 61 § 1 k.c., jako oświadczenie woli złożone jest skutecznie w momencie wpłynięcia wiadomości na serwer pracodawcy, to w praktyce niemal oczywiste jest, iż pracodawca przeczyta wiadomość dopiero po terminie rozpoczęcia pracy przez pracownika, czego pracownicy są świadomi i mogą starać się to wykorzystać w celu uzyskania milczącej zgody pracodawcy na urlop.
Przepisy jednak nie przewidują w niniejszym przypadku milczącej zgody, gdyż art. 1672 k.p. wyraźnie wskazuje na fakt, że to pracodawca udziela urlopu – tym samym nie może dojść do udzielenia urlopu poprzez zaniechanie działania.
Jak było wskazane powyżej, art. 1672 k.p. jest dość mylący. Wydaje się, że pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu na żądanie. To jednak pracodawca udziela urlopu, więc jest to działanie zależne od jego woli. W takim wypadku postawienie pracodawcy w zasadzie przed faktem dokonanym, bez możliwości podjęcia przez niego racjonalnej decyzji poprzez zażądanie urlopu formalnie w terminie, jednak w praktyce w czasie uniemożliwiającym jakiekolwiek działanie, należy uznać za naruszenie prawa podmiotowego, co w związku z brzmieniem art. 8 k.p. jest niedopuszczalne. W takim wypadku pracownik naraża się na nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, co może być uznane za przyczynę uzasadniającą zwolnienie, w tym zwolnienie dyscyplinarne.
Ponadto, mimo iż pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu na żądanie, w orzecznictwie Sądu Najwyższego utrwalił się pogląd, zgodnie z którym pracodawca w wyjątkowych przypadkach ma prawo nie udzielić pracownikowi urlopu na żądanie. Wynika to między innymi z wyroku Sądu Najwyższego z dnia 16 września 2008 roku (sygn. akt II PK 26/08), wedle którego samo złożenie wniosku przez pracownika nie oznacza możliwości rozpoczęcia urlopu na żądanie. Konieczna jest decyzja pracodawcy, na którą pracownik powinien poczekać. Oznacza to, że aby rozpocząć urlop na żądanie pracownik musi otrzymać zgodę od pracodawcy, jest jednak pewien wyjątek od przedstawionej reguły, w szczególnych przypadkach, gdy pracownik zgłasza swoje żądanie znacznie wcześniej. Jeśli dokonuje się zgłoszenia urlopu na żądanie, np. 2 dni przed jego rozpoczęciem, to w takim wypadku pracownik, który nie otrzymał żadnej odpowiedzi od pracodawcy, mimo iż dochował wszelkich formalności związanych ze zgłaszaniem żądania i posiada pewność, że pracodawca faktycznie zapoznał się z żądaniem, może rozpocząć urlop bez jego udzielenia przez pracodawcę. Spowodowane jest to faktem, iż pracodawca faktycznie posiada obowiązek udzielenia urlopu na żądanie pracownikowi, który zgłasza taki wniosek. W takim wypadku brak odpowiedzi można potraktować jako milczącą zgodę pracodawcy, który mimo istnienia obowiązku udzielenia urlopu nie zaoponował stanowczo przed jego udzieleniem. Takie stanowisko potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 stycznia 2005 roku, sygn. akt II PK 197/04. Nie zmienia to jednak faktu, że nawet w takim wypadku faktycznie pracodawca uprawniony jest do odmówienia pracownikowi udzielenia urlopu na żądanie. Możliwe jest, że pracodawca nie jest wstanie w żaden sposób zorganizować zastępstwa dla pracownika, gdyż zmiennicy tego pracownika nie mogą być zatrudniani w nadgodzinach, a co do zasady zmiana harmonogramu pracy w podobnym przypadku jest niedopuszczalna. W efekcie pracodawca mimo woli udzielenia urlopu na żądanie może nie mieć fizycznej możliwości spełnienia tego obowiązku.
Krzysztof Sosnowski
Wojewódka i Wspólnicy
