Projekt otwarty Gdańsk - Jak wyjść z mgły niewiedzy?

Jesień 2016 to dobry czas aby wysnuć kilka refleksji. Mijają właśnie trzy lata, odkąd w Urzędzie Miejskim rozpoczęliśmy proces otwierania danych, wdrażania polityki otwartości w urzędzie. Można się pokusić o kilka obserwacji na temat niektórych skutków projektu Otwarty Gdańsk. Na zbliżającej się Konferencji Computerworld Smart City 2016 w Warszawie zamierzam się podzielić takim podsumowaniem, ale jedno zjawisko można wychwycić dopiero po upływie jakiegoś czasu. Tym zjawiskiem są zmiany w kulturze organizacji. Urząd jest organizacją wbrew pozorom podobną do dużych firm, choć nie uczestniczy w konkurencyjnej grze i ma pewien naturalny monopol.

W samorządzie nie pracuję długo, ale powiedzenie Stephena Hawkinga, że - Największym wrogiem wiedzy nie jest ignorancja, tylko złudzenie wiedzy – sprawdza się tu tak samo jak w korporacjach.

W zarządzaniu inwestycjami, problemami, usługami, strategicznymi decyzjami wciąż zbyt często opieramy się na intuicji, plotkach, przekonaniach, sądach ludzi, których uważamy za autorytety. Opieranie się w zarządzaniu miastem na przesłankach tak kruchych, to po prostu strata czasu, pieniędzy i mijanie się z zasadą gospodarności. To trochę jak jazda z taksówkarzem, który do celu przez nas wyznaczonego zmierza trasą, która wydaje mu się najfajniejsza, zamiast najkrótszą. Takie fantazje kierowcy taksówki zwykle maja odzwierciedlenie w wysokim wskazaniu licznika. Aplikacja MyTaxi czy Ubera już na takie fanaberie nie pozwoli, bo pasażer kontroluje na mapie wybraną trasę.

Opieranie się na posiadanych danych, ich przetwarzanie i wyciąganie z nich wniosków to podstawa miasta inteligentnego. Wciąż nie wynaleziono lepszej metody dociekania faktów niż metoda pochodząca od Sokratesa. Brzmi ona niezwykle prosto: Zadawać dużo, mądrych pytań, z których rodzi się rozwiązanie.

Realia nieco się zmieniły, rzeczywistość dynamicznie się zmienia. Modyfikacja do czasów współczesnych polega więc na tym, by zbierać możliwie szybko, jak najwięcej faktów i podejmować w oparciu o nie decyzje, wybierając najlepsze rozwiązanie, choć niekoniecznie doskonałe. Z dialogów Platona wyłania się obraz Sokratesa, który czasem specjalnie się nie przejmował. Dziś używamy jego metody, ale czasy wymuszają znaczne przyśpieszenie.

By decyzje podejmowane w takim procesie były uznawane za uczciwe, trzeba budować zaufanie. Najlepiej budować je, pokazując te przesłanki, które nami kierują. W naszym urzędzie służy temu np. aplikacją cennik miejski, zakładka budżet na stronie miasta, czy program otwartych danych.

Aby decyzje były podejmowane inteligentnie (smart) i szybko, potrzebujemy dostępu do danych, potrzebujemy dzielić się nimi sprawnie z naszymi współpracownikami, z naszymi mieszkańcami. Tylko wtedy można budować poparcie i zrozumienie, oraz grać uczciwie w otwarte karty.

Wyobraźmy sobie świat, miasto, firmę, w której dane są dostępne dla tych, którzy je potrzebują, kiedy potrzebują, przeznaczone nie tylko dla wyspecjalizowanego stanowiska, pracownika, ale dla wszystkich mieszkańców miasta, wszystkich pracowników. To się nazywa demokratyzacją danych, piękna, choć dla niektórych zbyt utopijna wizja, w której umożliwiamy każdemu samodzielny dostęp do danych, których potrzebują, aby zwiększać efektywność swojej pracy. O tym, że to działa i rzeczywiście wzmacnia produktywność pracowników, przekonały się najbardziej innowacyjne firmy takie jak Uber, Google, Facebook, które przebudowują swoje hurtownie danych aby szybko, sprawnie dostarczać narzędzi do efektywnej pracy.

Zwykle kiedy o tym opowiadam, samorządowcy narzekają na stan infrastruktury teleinformatycznej i brak środków na tę część majątku. Nowoczesna infrastruktura IT jest ważna i potrzebna, ale wysoce niewystarczająca, aby zrządzać miastem, jednostką w oparciu o dane. Ogromne ilości danych, które są przetwarzane, ale nie są przez nikogo używane, są bezużyteczne.

To co jest niezbędne, aby taki proces stale zachodził, to kultura pracy zespołu. Takim zespołem jest przecież urząd. Rolą lidera wcale nie jest podejmowanie decyzji w oparciu o swoje wyczucie, swojego nosa, ale budowa takiej kultury wewnątrz jednostki, aby każda dyskusja, debata, proces decyzyjny oparty był o fakty. Budowa architektury wymiany danych, odpowiednich słowników, systemu ich wymiany, spójności i czystości danych to dopiero postulaty stawiane w wielu urzędach a nie częsta praktyka. Mam wrażenie że długa droga przed nami ale na szczęście szybko się uczymy. A tego warto się uczyć od najlepszych biznesów. Czas sięgać po dane w sposób bardziej usystematyzowany, a charyzmat lidera wykorzystywać do przebudowy kultury urzędu. Tylko tak można skutecznie wyjść z mgły ignorancji.

Przekonując prezydenta Adamowicza do podjęcia programu otwierania danych mówiłem o wielu korzyściach związanych z transparentnością, rozwojem przedsiębiorczości i nowoczesnych usług w mieście. Traktowaliśmy otwarte dane jako niezbędny wkład w ideę Smart City. Nie doceniliśmy jednak wtedy obaj, jak bardzo zmienia to kulturę pracy w urzędzie. Jak bardzo silosowość i braki w komunikacji można niwelować otwartą wymianą danych zarówno wewnętrznie jak i z światem poza urzędem. Instytucja, w której coraz więcej osób wie jak ważne są fakty i jak ważne są dobrej jakości zbiory danych, zmienia się sama w coraz bardziej efektywną. Pobudzenie innowacyjności i polepszenie komunikacji udaje się również dostrzec mieszkańcom i opinii publicznej spoza miasta. Nie jest to praca, która się kiedyś zakończy. To raczej stały proces, w którym rola lidera ma kapitalne znaczenie.

Tomasz Nadolny
Dyrektor Kancelarii Prezydenta Miasta Gdańska
i pełnomocnik ds. Innowacji, Urząd Miejski w Gdańsku

 

Więcej na konferencji Miasto 2.0 – Smart City 2016
20 października 2016, Warszawa, hotel Radisson Blu Sobieski
http://www.computerworld.pl/konferencja/SmartCity2016

Wydawca: SKIBNIEWSKI MEDIA, Warszawa