Czy lunch w trakcie podróży
służbowej obniży wysokość diety?

TEMAT MIESIĄCA - SAS 5 / 2013

PYTANIE KIEROWNIKA REFERATU ORGANIZACYJNEGO

W jakiej wysokości należy przyznać dietę pracownikowi, któremu zapewniono częściowe wyżywienie, tzw. „lunch”? Czy taki posiłek („lunch”) należy potraktować jako obiad, zmniejszając jednocześnie przysługującą dietę o 50%?

ODPOWIEDŹ PRAWNIKA

W opisanym przypadku konieczne staje się ustalenie, czy oferowany przez firmę posiłek w formie „lunchu” podawany jest w porze obiadowej i czy ma charakter obiadu. Twierdząca odpowiedź firmy oferującej szkolenie stanowić będzie uzasadnienie dla obniżenia diety przeznaczonej na zwiększone koszty wyżywienia o 50%.

Obowiązujące od 1 marca 2013 r. nowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, wprowadziło zasadę pomniejszania diety należnej za krajową podróż służbową w przypadku zapewnienia pracownikowi bezpłatnego częściowego wyżywienia (zgodnie z poprzednimi przepisami dieta w ogóle nie przysługiwała, gdy pracownik miał zapewnione całodzienne wyżywienie).

Zgodnie z § 7 ust. 4 ww. rozporządzenia kwotę diety, o której mowa w ust. 1 (30 zł), zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie - 25% diety,
• obiad - 50% diety,
• kolacja - 25% diety.

Powyższy przepis stosuje się odpowiednio również, w przypadku gdy pracownik korzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie (najczęściej śniadanie).

TERMIN „LUNCH”

Z treści § 7 ust. 4 rozporządzenia wynika, że prawodawca uznał za całodzienne wyżywienie pracownika zapewnienie 3 posiłków w ciągu dnia, które odpowiednio przyjmowane są jako: śniadanie, obiad i kolacja. W przepisach brak jest definicji poszczególnych posiłków, co wynika z przyjętego powszechnie znaczenia tych wyrazów, niewymagającego precyzowania, czy definiowania. Problem jednak może się pojawić w przypadku zapożyczeń z języków obcych, czasami nadużywanych w codziennej praktyce wielu firm i podmiotów oferujących określone usługi, w tym także szkoleniowe. Podkreślenia wymaga, że jakkolwiek w Polsce czasami używa się zwrotów „lunch” i „obiad” zamiennie, to nie są one tożsame, co wynika z różnic kulturowych oraz tradycji poszczególnych krajów, a nawet ich regionów. W kulturze anglosaskiej terminem „lunch” określa się najczęściej szybki, lekki posiłek zbliżony w charakterze do polskiego drugiego śniadania (spożywany najczęściej w godzinach 10.00-13.00). Należy jednak pamiętać, że w kulturze anglosaskiej nie występuje z kolei odpowiednik polskiego obiadu, nie tylko co do formy, ale również pory jego podawania. Wprawdzie znacznie obfitszym posiłkiem będzie „dinner”, ale zazwyczaj nie jest on podawany w porze polskiego obiadu, lecz polskiej kolacji. 

Różnice te powodują, że nie jest możliwe jednoznaczne zrównanie wspomnianych pojęć, bez dokładnego wyjaśnienia przede wszystkim charakteru posiłku (a także pory jego podania). Należy podkreślić, że wprawdzie w rozporządzeniu mowa jest o trzech posiłkach w ciągu dnia, ale nie można między nimi stawiać znaku równości, skoro zapewnienie obiadu jest traktowane przez prawodawcę jako równoważne z połową diety, podczas gdy zapewnienie śniadania i kolacji wyłącznie w wysokości 25% diety. To zróżnicowanie wynika właśnie z roli, jaką przypisuje się obiadom, czyli obfitym, najczęściej dwuczęściowym, głównym posiłkom dnia złożonym z zupy i drugiego dania oraz niejednokrotnie przystawek i deseru. 
Biorąc powyższe pod uwagę można spodziewać się problemów interpretacyjnych w stosowaniu nowych przepisów i zmniejszaniu diety, w sytuacji gdy w delegacji zapewnione będą posiłki o nazwach nieprzystających do podanych w § 7 ust. 4 nowego rozporządzenia. Inaczej bowiem należy traktować, sytuację gdy pracownikowi zapewnia się „lunch” jako pierwszy posiłek w trakcie szkolenia serwowany np. w godzinach 10.00-11.00 i złożony z lekkich przekąsek, a inaczej, gdy będzie to odpowiednik polskiego obiadu, choć inaczej nazwany.
W pierwszym przypadku należałoby dokonać odliczenia jedynie 25% kwoty diety, a w drugim już 50% tej kwoty. Konieczne zatem staje się uzyskanie jednoznacznej odpowiedzi z firmy szkoleniowej dotyczące charakteru posiłku. Jeżeli ze stanowiska firmy wynikać będzie, że „lunch” traktowany jest jako obiad podawany w przerwie obiadowej, to pracodawca powinien obniżyć dietę o kwotę 50%.

Ze względu na treść nowych przepisów zasadne wydaje się również zobowiązanie podmiotów ubiegających się o zorganizowanie szkoleń dla pracowników do podawania polskich nazw posiłków lub odpowiedników polskich nazw obok nazw obcojęzycznych. W przeciwnym przypadku dokonanie odpowiedniego obniżenia wysokości diety, zawsze uzależnione będzie od uznania pracodawcy, który zmuszony będzie do oceny charakteru posiłku serwowanego pracownikowi. To ostatnie rozwiązanie z przyczyn oczywistych należy uznać za wątpliwe i niepotrzebnie obciążające pracodawcę. 

Janusz Groński

Podstawa prawna:
–  Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167)