Zamawiający nie może wymagać konkretnej formy zaświadczenia z ZUS-u
ZAMÓWIENIA PUBLICZNE - SAS 5 / 2023
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień pub-licznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605), komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i w konkursie, w tym wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (patrz: art. 61 ustawy p.z.p.), określonych w art. 7 pkt 23 tej ustawy. Obowiązek elektronicznej komunikacji dotyczy także przekazywania podmiotowych środków dowodowych.
W obowiązującym stanie prawnym zasady przekazywania podmiotowych środków dowodowych w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. – w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452).
Wskazane rozporządzenie przewiduje, że gdy dokumenty zostały wystawione jako dokumenty elektroniczne, wykonawca przekazuje ten dokument w takiej formie. Natomiast gdy dokument został wystawiony przez upoważniony podmiot jako dokument w postaci papierowej, wykonawca przekazuje zamawiającemu cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym – a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym – poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.
W świetle obowiązujących przepisów, wykonawca w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego może przedłożyć zamawiającemu dokument elektroniczny albo cyfrowe odwzorowanie dokumentu, wystawionego w postaci papierowej.
Odnosząc powyższe do możliwych form, w jakich może zostać przedłożone zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, zamawiający powinien wziąć pod uwagę przepisy ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 1009 ze zm.). Zgodnie z art. 50 ust. 4a tej ustawy, zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek oraz decyzje o odmowie wydania zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek, wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na wniosek wykonawcy, o którym mowa w art. 50 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, mogą być wykorzystywane w formie wydruku przez płatnika składek, który je uzyskał. Jednocześnie zgodnie z art. 50 ust. 4c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, wydruki, o których mowa w ust. 4a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, mają moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, jeżeli zawierają dane, o których mowa w ust. 4b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, umożliwiające ich weryfikację w sposób określony w tym przepisie (tj. dane identyfikujące zaświadczenie lub decyzję, typ identyfikatora płatnika składek i jego numer, data wydania zaświadczenia lub decyzji). Ponadto należy wskazać, iż zgodnie z art. 71aa ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w przypadku pism wydanych w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego ZUS, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma uzyskanego z tego systemu odzwierciedlającego treść tego pisma, jeżeli strona nie wnosiła o doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub nie wyraziła zgody na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
W związku z powyższym, zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne, wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, może mieć postać elektroniczną opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo postać wydruku tego dokumentu, którego moc na podstawie art. 50 ust. 4c ustawy systemie ubezpieczeń społecznych, po spełnieniu warunków wskazanych w tym przepisie, zrównana została z mocą dokumentu elektronicznego. Mając na uwadze wymienione przepisy, w szczególności regulacje wskazujące, że zaświadczenie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych może mieć postać wydruku o mocy zrównanej z mocą dokumentu elektronicznego, przy zastosowaniu wykładni celowościowej, istnieją podstawy do uznania, że wydruk zaświadczenia można traktować jako dokument wystawiony w postaci papierowej. W konsekwencji można uznać, że wykonawca jest uprawniony do złożenia cyfrowego odwzorowania tego wydruku.
W praktyce prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, zamawiający nie może wymagać wyłącznie elektronicznej formy zaświadczenia z ZUS-u.
Zgodnie z art. 71aa ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w przypadku pism wydanych w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego ZUS, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma uzyskanego z tego systemu odzwierciedlającego treść tego pisma, jeżeli strona nie wnosiła o doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub nie wyraziła zgody na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Opierając się na opinii Urzędu Zamówień Publicznych stwierdzić należy, że wykonawca ubiegający się o uzyskanie zamówienia publicznego, w przypadku otrzymania z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zaświadczenia jako wydruku o mocy zrównanej z mocą dokumentu elektronicznego, może traktować takie zaświadczenie jako dokument wystawiony w postaci papierowej, w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych i przekazać zamawiającemu cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym – a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym – poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.
Marek Okniński
praktyk, zajmujący się od 1995 r. udzielaniem zamówień publicznych
w jednostkach samorządu terytorialnego oraz spółkach Skarbu Państwa.
Prowadzi szkolenia, które po zdaniu egzaminu państwowego dają
tytuł zawodowy „specjalista zamówień publicznych”
