Podróż służbowa pojazdem niebędącym własnością pracownika
PRAWO PRACY - SAS 3 / 2012
PYTANIE SEKRETARZA GMINY:
Czy zlecając pracownikowi wyjazd służbowy, samochodem niebędącym własnością pracodawcy, istnieje wymóg, aby posiadał on prawo jazdy i formalnie dysponował samochodem?
ODPOWIEDŹ PRAWNIKA:
Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Szczegółowe kwestie związane z delegacją służbową pracownika rozstrzyga rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Należy podkreślić, że zgodnie z § 5 ust. 1 tego aktu wykonawczego środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. W rezultacie w pierwszej kolejności należy wskazać, że środek podróży wybiera pracodawca, a zatem to pracodawca powinien wybrać najodpowiedniejszy środek transportu kierując się zarówno dobrem urzędu, jak i efektywnością i szybkością takiego środka, a także interesem pracownika, którego nie można zmuszać np. do wyboru środka podróży w postaci własnego samochodu, a w konsekwencji również posiadania prawa jazdy. Wybór środka transportu niebędącego własnością pracodawcy odbywa się na wniosek pracownika. Zgodnie bowiem z § 5 ust. 3 przedmiotowego rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym.
Pojawia się jednak istotna wątpliwość w przypadku, gdy pracownik wnioskuje o wykorzystanie do podróży służbowej samochodu niebędącego własnością pracodawcy. Sprowadza się ona do pytań, czy w takiej sytuacji pracownik musi być właścicielem samochodu oraz czy musi posiadać uprawnienia do jego prowadzenia.
Odpowiadając na powyższe pytania należy zauważyć, że zgodnie z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.
Należy podkreślić, że obowiązujące przepisy stanowią jedynie o pojazdach niebędących własnością pracodawcy. Są to zatem wszystkie środki transportu wymienione w ww. rozporządzeniu, które nie są własnością pracodawcy. Przepisy nie wymagają jednocześnie, aby określony pojazd był własnością pracownika. Może to być zatem również pojazd, który zarówno nie jest własnością pracodawcy, jak i pracownika (może to być np. pojazd będący własnością rodzica pracownika). Istotne jest natomiast, aby pracownik dysponował określonym tytułem prawnym do pojazdu. Trudno bowiem, aby rozporządzając cudzą rzeczą bez takiego tytułu zawierał z pracodawcą umowę cywilnoprawną dotyczącą używania cudzej rzeczy, będącej w jej władaniu faktycznym. Taki tytuł może się wywodzić z umowy użyczenia samochodu, np. z członkiem rodziny.
Zgodnie z art. 710 Kodeksu cywilnego przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. Stosownie natomiast do treści art. 712 § 1 Kodeksu cywilnego, jeżeli umowa nie określa sposobu używania rzeczy, biorący może rzeczy używać w sposób odpowiadający jej właściwościom i przeznaczeniu. Bez zgody użyczającego biorący nie może oddać rzeczy użyczonej osobie trzeciej do używania (§ 2). W związku z tym, w przypadku braku określonych zastrzeżeń umownych pracownik może używać pojazdu do celów służbowych wynikających z jego stosunku pracy, nawet jeżeli ten pojazd nie jest jego własnością. Nie ma zatem przeciwwskazań do przyznania mu odpowiedniego ryczałtu na podstawie umowy cywilnej.
Obowiązujące przepisy prawa nie wymagają także, aby używając pojazdu do celów służbowych pracownik kierował nim bezpośrednio a – w konsekwencji – legitymował się odpowiednimi uprawnieniami do jego prowadzenia. Oczywiście taka konsekwencja jest logiczna i przysparza najmniej komplikacji. Tym niemniej, w świetle obowiązujących przepisów brak jest jednoznacznego wskazania i zastrzeżenia, że jedyną osobą kierującą pojazdem do celów służbowych jest pracownik wykonujący podróż służbową. Obowiązkiem pracownika jest odbyć podróż służbową środkiem wskazanym przez pracodawcę i wykonać określone zadania z tym związane. Mniejsze znaczenie ma osoba kierująca fizycznie pojazdem.
SŁUŻBOWO NIE SWOIM AUTEM
O ile zatem pracownik jest właścicielem pojazdu i zezwala na jego kierowanie innej osobie albo też dysponuje takim tytułem prawnym, który nie ogranicza do tego rodzaju rozporządzeń pojazdem, to wydaje się że rozwiązanie polegające na odbyciu podróży służbowej pojazdem niebędącym własnością pracodawcy przez pracownika zajmującego miejsce dla pasażera i powierzającego kierowanie innej zaufanej osobie wydaje się dopuszczalne. Oczywiście nie zmienia to niczego w zakresie stawek przewidzianych w umowie cywilnoprawnej zawartej z pracodawcą i wynikających z przepisów rozporządzenia. Kwestia ewentualnych rozliczeń z osobą kierującą pozostaje wyłącznym problemem pracownika.
Janusz Groński
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.),
– Ustawa z dnia 23 kwietnia 1974 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.),
– Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.)
