Dostarczanie upomnień dotyczących zapłaty zobowiązań podatkowych
FINANSE SAMORZĄDU - SAS 2 / 2012
PYTANIA SEKRETARZA:
Zwracam się z uprzejmą prośbą o udzielenie mi wyjaśnień w kwestii dostarczania upomnień. Czy sołtysi mogą dostarczać upomnienia wystawione na zaległości podatkowe? Czy pracownik urzędu gminy powinien mieć wydane upoważnienie do doręczania upomnień? Czy jeżeli sołtys mógłby doręczać upomnienia to powinny być one kopertowane, czy wystarczy tylko lista, na której podatnik będzie kwitował odbiór korespondencji?
ODPOWIEDŹ PRAWNIKA:
W pytaniu wskazano, że chodzi o upomnienia dotyczące zapłaty zobowiązań podatkowych, do których stosuje się przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Zgodnie z powołaną ustawą - art. 15 § 1 - egzekucja administracyjna może być wszczęta, jeżeli wierzyciel, po upływie terminu do wykonania przez zobowiązanego obowiązku, przesłał mu pisemne upomnienie, zawierające wezwanie do wykonania obowiązku z zagrożeniem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Postępowanie egzekucyjne może być wszczęte dopiero po upływie 7 dni od dnia doręczenia tego upomnienia. Zatem doręczenie zobowiązanemu wezwania do zapłaty należności podatkowej stanowi bezwzględną przesłankę możliwości skutecznego wszczęcia postępowania egzekucyjnego w administracji. We wskazanej w pytaniu sytuacji organ samorządu terytorialnego występuje jako wierzyciel, w związku z czym to na nim ciąży obowiązek skutecznego doręczenia omawianego upomnienia wzywającego do zapłaty zaległości podatkowej. W kwestii doręczeń upomnień sięgnąć należy do przepisów ustawy kodeks postępowania administracyjnego.
DORĘCZAJĄ PISMA ZA POKWITOWANIEM
W myśl art. 39 k.p.a organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez:
- pocztę,
- swoich pracowników
- lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
Z przepisów art. 39 wynika zatem, że doręczenie może być dokonywane – poza pocztą – zarówno przez pracowników organu, jak też inne upoważnione osoby lub organy – w omawianym przypadku – sołtysa. Z punktu widzenia art. 39 brak jest zatem podstaw prawnych do wyłączenia z kręgu podmiotów, którym może być powierzone doręczanie upomnień, sołtysa.
NIEZBĘDNE UPOWAŻNIENIA
W ocenie autorki, dla skutecznego i prawidłowego doręczenia omawianych upomnień niezbędnym jest udzielenie zarówno pracownikom doręczającym korespondencję, jak i sołtysowi, odrębnych, imiennych i pisemnych upoważnień do doręczania upomnień, ze wskazaniem zakresu terenowego, na którym korespondencja może być przez daną osobę doręczana.
ZALECANE KOPERTOWANIE I POKWITOWANIE
Natomiast w kwestii kopertowania upomnień należy mieć na względzie zarówno tajemnicę skarbową, jak i przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Z uwagi na obowiązek ich przestrzegania, nawet w sytuacji, w której dani pracownicy lub sołtys mieliby stosowne upoważnienia, w celu uniemożliwienia dostępu do danych zawartych w upomnieniach przez osoby nieupoważnione, a takimi niewątpliwie byliby pozostali (poza adresatem) odbiorcy kwitujący odbiór na liście, zalecane byłoby kopertowanie upomnień i doręczanie ich za odrębnym dla każdego odbiorcy pokwitowaniem.
Monika Truksa
