Protokół z pierwszego etapu rekrutacji?
FUNKCJONOWANIE SAMORZĄDU - SAS 12 / 2011
PYTANIE SEKRETARZA GMINY:
W związku z ogłoszonym naborem na kierownika GOPS osoba zainteresowana nadesłała swoją ofertę. Oferta nie spełniła jednak wymagań (dotyczących wymaganego wykształcenia), w związku z czym nie została zakwalifikowana do następnego etapu rekrutacji. Ww. osoba zwróciła się do urzędu o przesłanie protokołu naboru I etapu rekrutacji, tzn. z oceny ofert spełniających kryteria naboru ogłoszonego przez urząd. Art. 14 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych obliguje tylko do sporządzenia protokołu z przeprowadzonego naboru kandydatów i wskazuje, co taki protokół zawiera. Regulamin naboru wprowadzony zarządzeniem wójta również zawiera zapis o sporządzeniu protokołu jak w ustawie. Czy jest obowiązek sporządzania protokołu z I etapu rekrutacji (o którym mowa wyżej) i przesłania zgodnie z życzeniem zainteresowanej? Czy można przesłać zainteresowanej protokół z naboru, o którym mowa w art. 14 ust. 1 ustawy?
ODPOWIEDŹ PRAWNIKA:
Nie istnieje obowiązek sporządzenia odrębnego protokołu z pierwszego etapu postępowania konkursowego. Każdy kandydat uczestniczący w naborze powinien mieć zagwarantowany wgląd w protokół i na wyraźne żądanie uzyskać jego kopię.
Na wstępie należy zwrócić uwagę, że podstawowym przepisem wyznaczającym ramy transparentności postępowania konkursowego jest art. 11 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: ups), zgodnie z którym nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze, jest otwarty i konkurencyjny. Oznacza to, że konkurs musi być oparty o zasadę przejrzystości i otwartości.
Każdy z uczestników konkursu powinien mieć zagwarantowany wgląd w podstawowe informacje dotyczące jego przebiegu i wymogów stawianych kandydatom, a w szczególności zasad ich oceniania i kryteriów wyboru danego kandydata na stanowisko objęte naborem.
Nie oznacza to wszakże, że urząd przeprowadzający nabór ma obowiązek dostarczenia w dowolnym czasie każdej informacji dotyczącej naboru.
Ustawa nakazuje bowiem sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru (art. 14 ups) oraz informacji o wyniku naboru (art. 15 ups). Dokumenty te – w ocenie ustawodawcy – mają zapewnić zachowanie podstawowych, opisanych wyżej zasad, na jakich opiera się postępowanie konkursowe.
W szczególności protokół, o którym mowa w art. 14 ups, powinien dokumentować przebieg naboru, czyli rzetelnie określać poszczególne czynności składające się na jego przebieg oraz przesłanki, w oparciu o które podejmowane były decyzje prowadzących nabór.
Zgodnie z art. 14 ups z przeprowadzonego naboru kandydatów sporządza się protokół.
ELEMENTY PROTOKOŁU
Ustawodawca wyraźnie wskazał obligatoryjne elementy protokołu, który powinien zawierać:
- określenie stanowiska, na które był prowadzony nabór, liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów, uszeregowanych według poziomu spełniania przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze,
- liczbę nadesłanych ofert na stanowisko, w tym liczbę ofert spełniających wymagania formalne,
- informację o zastosowanych metodach i technikach naboru,
- uzasadnienie dokonanego wyboru,
- skład komisji przeprowadzającej nabór.
Należy podkreślić, że katalog elementów, które powinny się znaleźć w protokole, ma charakter zamknięty, co oznacza, że ustawa nie przewiduje obowiązku umieszczania dodatkowych informacji.
Co istotne dla rozstrzygnięcia przedstawionej w pytaniu wątpliwości, ustawa nie przewiduje sporządzania protokołu dla poszczególnych etapów tego samego naboru, ani czasu jego sporządzenia.
Należy zatem przyjąć, że protokół jest sporządzany wyłącznie z całego naboru, a nie poszczególnych jego etapów.
Protokół powinien być sporządzony niezwłocznie po zakończeniu naboru.
Reasumując, nie istnieje obowiązek sporządzenia odrębnego protokołu z I etapu postępowania konkursowego. Jeżeli kandydat, który nie zakwalifikował się do następnego etapu, żąda dostępu do protokołu, to musi poczekać na zakończenie całego naboru i sporządzenie protokołu. Nie ulega natomiast wątpliwości, że każdy kandydat uczestniczący w naborze powinien mieć zagwarantowany wgląd w protokół i na wyraźne żądanie uzyskać jego kopię.
Janusz Groński
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.)
