Bez obowiązku stosowania pieczęci nagłówkowych w sprawach załatwianych z upoważnienia starosty

FUNKCJONOWANIE SAMORZĄDU - SAS 3 / 2012

PYTANIE SEKRETARZA POWIATU:

Rozporządzenie Rady Ministrów z 18.12.1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160 poz. 1074) w załączniku nr 5 określało, że pieczęcie podpisowe w sprawach załatwianych z upoważnienia starosty winny być opatrzone pieczątką nagłówkową: Starostwo Powiatowe w ……………. i podpisową: z up. Starosty …………….. Kierownik Wydziału, Inspektor itp. Nowa instrukcja kancelaryjna z 18 stycznia 2011 r. (Dz. U. Nr 14 poz. 67) dla administracji rządowej i samorządowej pomija całkowicie sprawy pieczęci.Spotyka się stosowanie w nagłówku pieczęci według wzoru podanego powyżej, ale również w taki sposób: Starosta ……………………… (czyli w nagłówku Starosta a nie Starostwo). Oczywiście dotyczy to decyzji podpisywanych z upoważnienia. Niektórzy prawnicy twierdzą, że należy (z braku uregulowania tego zagadnienia w instrukcji) uczynić to w swoim regulaminie organizacyjnym. Jaka jest Państwa opinia w przedmiotowej sprawie?

ODPOWIEDŹ PRAWNIKA:

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) nie przewiduje obowiązku stosowania pieczęci nagłówkowych w sprawach załatwianych z upoważnienia starosty.

W konsekwencji powyższego znajdują tu zastosowanie ogólne zasady dotyczące wydawania decyzji administracyjnych, w tym elementów niezbędnych decyzji. Powyższą problematykę reguluje art. 107 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem każda decyzja administracyjna powinna zawierać m.in. oznaczenie organu administracji publicznej, podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji.Organem administracji publicznej jest starosta (w miastach na prawach powiatu – prezydent miasta), starostwo powiatowe jest jedynie jednostką organizacyjną obsługującą organy powiatu, tj. zarząd, w skład którego wchodzi starosta, oraz radę powiatu (w przypadku miast na prawach powiatu obowiązki te realizuje urząd miasta). Nie ma znaczenia, czy decyzję podpisuje osobiście starosta, czy też osoba działająca z upoważnienia starosty (analogicznie innego organu administracji publicznej), udzielonego na podstawie art. 268a k.p.a., ponieważ decyzja i tak jest wydana przez organ, w imieniu którego została wydana. Różnica polega jedynie na tym, że w przypadku podpisania decyzji przez osobę, która nie jest piastunem organu, osoba ta (pracownik) zobowiązana jest, oprócz wskazania swojego imienia i nazwiska, piastowanego stanowiska, powołać się na udzielone jej upoważnienie (wystarczy ogólnie wskazać, że działa ona z upoważnienia określonego organu administracji publicznej, np. z up. Starosty). Tym samym w lewym górnym nagłówku decyzji powinien być wskazany określony organ administracji publicznej, tzn. np. Starosta jakiego powiatu, nie wystarczy samo „Starosta”, błędem jest również podawanie nazwy „Starostwo …”. Praktyka taka od wielu lat funkcjonuje w zakresie wydawania decyzji administracyjnych przez organy administracji rządowej.
Regulamin organizacyjny
Przepis art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.) stanowi, że organizację i zasady funkcjonowania starostwa powiatowego określa regulamin organizacyjny uchwalony przez radę powiatu na wniosek zarządu powiatu. Analogiczna regulacja znajduje się w ustawie o samorządzie gminnym (art. 33 ust. 2) i ustawie o samorządzie województwa (art. 47 ust. 2 pkt 7). Zakres spraw, które mogą być uregulowane w regulaminie organizacyjnym starostwa powiatowego jest ograniczony do organizacji i funkcjonowania starostwa, tym samym za niedopuszczalne należy uznać regulowanie w tym regulaminie elementów niezbędnych decyzji administracyjnej, ponieważ regulamin organizacyjny wkraczałby w regulację ustawową w tym zakresie zawartą w art. 107 § 1 k.p.a.
Analogiczny pogląd prezentuje C. Martysz w Komentarzu do ustawy o samorządzie powiatowym. Zdaniem autora regulamin (podobnie jak i statut) nie może jednak zawierać żadnych postanowień regulujących zagadnienia postępowania administracyjnego w sposób odmienny od zawartych w przepisach k.p.a.485, winien natomiast ustalać np. zasady przyjmowania i rejestrowania podań (zwłaszcza podań wnoszonych ustnie do protokołu), zasady obiegu korespondencji w urzędzie, problematykę udzielania informacji o przebiegu postępowania w indywidualnej sprawie, a także zasady udzielania informacji o zakresie załatwiania spraw w danym urzędzie.

Sławomir Pyźlak

Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r.
– Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.)

WRÓĆ DO SPISU TREŚCI