Stwierdzenie zgodności kopii pisma lub dokumentu z oryginałem
FUNKCJONOWANIE SAMORZĄDU - SAS 11 / 2011
PYTANIE NACZELNIKA WYDZIAŁU ADMINISTRACYJNEGO:
W „starej” instrukcji kancelaryjnej w § 25 istniał zapis: Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści. Aktualnie obowiązująca instrukcja kancelaryjna nie zawiera takiego zapisu. W związku z tym proszę o odpowiedź na następujące pytanie: Jaka podstawa prawna, jakie zasady oraz jaka klauzula powinny być aktualnie używane przy dokonywaniu opisanej czynności, tj. stwierdzeniu zgodności kopii pisma lub dokumentu z oryginałem?
ODPOWIEDŹ PRAWNIKA:
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67) nie reguluje problematyki poświadczania za zgodność kopii dokumentu znajdującego się w aktach sprawy prowadzonej przez dany organ administracji publicznej.
Przepis art. 75 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) stanowi, że jako dowód w sprawie należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności dowodem mogą być dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny.
Definicję dokumentu urzędowego zawiera natomiast art. 76 § 1 k.p.a. Zgodnie z tym przepisem dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Kodeks postępowania administracyjnego wyróżnia spośród dokumentów dokumenty urzędowe, przypisując im szczególną moc dowodową. W procedurze administracyjnej, analogicznie jak w procedurze cywilnej, ma miejsce rozróżnienie dokumentów na urzędowe i prywatne.
Zgodnie z art. 76a § 1, jeżeli dokument znajduje się w aktach organu administracji publicznej, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ odpis lub wyciąg z dokumentu. Organ administracji publicznej zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać ich nie może. Gdy organ uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie.
Powyższy przepis nie pozbawia jednak organów administracji publicznej prawa do poświadczania za zgodność z oryginałem odpisu lub wyciągu z dokumentu oryginalnego, znajdującego się w posiadaniu danego organu administracji publicznej.
Zgodnie zaś z art. 76a § 2 i 3 k.p.a. odpis dokumentu poświadczony za zgodność przez jedną z osób wymienionych w tym przepisie (wykonującą określony zawód zaufania publicznego), w określonych sytuacjach ma moc dokumentu urzędowego, a tym samym podlega domniemaniu prawdziwości w zakresie faktów stwierdzonych w tym dokumencie. Poświadczenie takie, tak jak to miało miejsce dotychczas, oprócz ogólnej klauzuli: „stwierdzam zgodność kopii z oryginałem”, powinno zawierać imię, nazwisko oraz stanowisko służbowe pracownika urzędu obsługującego dany organ administracji publicznej, a także datę dokonanego poświadczenia. Oczywiście pracownik dokonujący poświadczenia powinien podpisać się własnoręcznym podpisem.
Sławomir Pyźlak
