Termin uzupełniania dokumentów
ZAMÓWIENIA PUBLICZNE - SAS 11 / 2011
Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający zobowiązany jest, w sytuacjach określonych we wskazanym przepisie, wezwać wykonawcę do przedstawienia dokumentów lub oświadczeń potwierdzających spełnienie warunków udziału w przetargu.
Ustawodawca nie określił zasad, jakimi zamawiający powinien posługiwać się, wyznaczając termin na uzupełnianie dokumentów w przypadku zaistnienia sytuacji określonych w art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Z treści przepisów wynika jednak, iż zamawiający jest zobligowany do jednokrotnego wezwania wykonawców do złożenia brakujących dokumentów w wyznaczonym przez siebie terminie, niezależnie od trybu, w jakim prowadzone jest postępowanie o zamówienie publiczne i od szans wzywanego do uzupełnienia dokumentów wykonawcy na wygranie przetargu.
Obowiązek wezwania wykonawcy do uzupełnienia dokumentów wyłączony został jedynie w sytuacji, w której, pomimo uzupełnienia dokumentów, istniałby obowiązek unieważnienia postępowania lub odrzucenia oferty.
Termin na uzupełnianie dokumentów wyznaczony przez zamawiającego w wezwaniu powinien być realny i dający możliwość spełnienia celu, dla jakiego do ustawy Prawo zamówień publicznych wprowadzono normę art. 26 ust. 3.
Ponieważ ustawodawca pozostawił zamawiającemu swobodę w wyznaczaniu terminu na uzupełnianie dokumentów, należy - dla ustalenia ram jego wyznaczania - odnieść się do zasady celowościowej wprowadzenia przepisu.
Mając na uwadze wykładnię celowościową wprowadzenia art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych przyjąć należy, że termin wyznaczony w wezwaniu na uzupełnienie dokumentów powinien być terminem odpowiednim dla umożliwienia wykonawcy, działającemu z należytą starannością i w toku zwykłych czynności, na uzupełnienie oświadczeń i dokumentów wskazanych w treści wezwania. Pojęcie terminu odpowiedniego i terminu realnego zostało zdefiniowane przez Krajową Izbę Odwoławczą przykładowo w wyroku z 17 sierpnia 2010 r. sygn. akt: KIO/UZP 1649/10.
Ponadto należy brać również pod uwagę okres między upływem terminu składania ofert a wezwaniem do uzupełnienia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu.
W orzecznictwie ugruntował się pogląd, zgodnie z którym zamawiający nie jest zobowiązany do przedłużenia terminu na uzupełnianie dokumentów, jeżeli wyznaczone przez niego terminy są realne i odpowiednie dla wykonawcy zachowującego należytą staranność. Wyznaczony termin na uzupełnienie dokumentów powinien zatem uwzględniać realny okres konieczny do przygotowania oferty. Taka konkluzja wynika w szczególności z wyjątkowego charakteru art. 26 ust. 3 ustawy PZP, co wymaga jego literalnego interpretowania (wyrok KIO z dnia 23 września 2010 r. sygn. akt: KIO/UZP 1959/10).
ZASADA:
Zamawiający, podejmując decyzję o wyznaczeniu terminu na uzupełnianie dokumentów, powinien uwzględnić przede wszystkim łączną długość okresu wyznaczonego uprzednio na składanie ofert, ilość i złożoność wymaganych dokumentów, w tym również okoliczność, czy zakres wymaganych dokumentów został rozszerzony w ramach modyfikacji treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Ponadto należy zaznaczyć, że na gruncie obowiązujących przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych niedopuszczalne jest wyznaczenie przez zamawiającego innych terminów na uzupełnianie oferty poszczególnym wykonawcom, biorącym udział w postępowaniu o zamówienie publiczne. Takie działanie ze strony zamawiającego stanowiłoby bowiem nierówne traktowanie wykonawców ubiegających się o uzyskanie zamówienia publicznego.
W praktyce termin na uzupełnianie dokumentów nie powinien być terminem jednodniowym, najczęściej wyznaczane są terminy od 3 do 5 dni. W przypadku wezwania do uzupełnienia dokumentów wykonawcy zagranicznego, wskazanym jest rozważanie przez zamawiającego terminów 7-dniowych lub dłuższych – oczywiście w takiej sytuacji wykonawca krajowy również musi mieć wyznaczony termin tożsamy z terminem uzupełniania dokumentów, jaki zostanie wyznaczony wykonawcy zagranicznemu.
Marek Okniński
