Ściągawka z otwarcia ofert
ZAMÓWIENIA PUBLICZNE - SAS 8 / 2011
Zamawiający w związku z otwarciem ofert musi bezwzględnie pamiętać o zasadzie, iż oferty otwierane są bezpośrednio po upływie terminu ich składania, koniecznie w dniu, w którym upłynął termin na ich składanie.
Realizując dyspozycję wynikającą z art. 86 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający powinien w miarę możliwości dążyć do sytuacji, aby złożone oferty były otwierane możliwie jak najszybciej po upływie terminu ich składania. Zalecanym jest, aby oferty były otwierane nie później niż po upływie kwadransa od upływu terminu na ich składanie. Takie rozwiązanie pozwoli wykonawcom na wzięcie udziału w sesji otwarcia ofert i zwiększy poczucie transparentności prowadzonych przez zamawiającego procedur wśród firm uczestniczących w organizowanych przetargach.
W praktyce udzielania zamówień publicznych ugruntowała się zasada, że otwarcie ofert w zdecydowanej większości przypadków prowadzone jest przez osobę ze składu komisji przetargowej (najczęściej przewodniczącego). Jednak zdarzają się przypadki, iż komisja powoływana zostaje dopiero po otwarciu ofert (zgodnie z art. 20 ust. 1 komisja może zostać powołana jedynie do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert). Wówczas czynności otwarcia ofert prowadzone są przez kierownika zamawiającego lub osobę przez niego wyznaczoną. Jeżeli prowadzący otwarcie ofert nie ma doświadczenia w procedurze związanej z udzielaniem zamówień publicznych może nie zrealizować wszystkich czynności, jakie przewiduje Prawo zamówień w związku z publicznym otwarciem złożonych ofert.
Ponieważ naruszenie obowiązków związanych z publicznym otwarciem ofert może stanowić podstawę unieważnienia postępowania, np. w przypadku gdy zamawiający uniemożliwi udział w otwarciu ofert wszystkim zainteresowanym, ograniczając prawo udziału tylko do przedstawicieli firm, które złożyły oferty, poniżej zamieszczam zakres czynności, jakie bezwzględnie powinny zostać wykonane w trakcie otwarcia ofert przetargowych.
W ramach procedury związanej z otwarciem ofert:
- zasadnym jest poproszenie obecnych o wpisanie się na listę obecności (praktyka wykazuje, aby wpis został dokonany jeszcze przed rozpoczęciem otwierania ofert),
- należy podać kwotę brutto (wyrażoną w PLN), jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (nie ma potrzeby podawania kwoty w EURO),
- zalecanym jest przedstawienie składu komisji przetargowej, podanie imienia i nazwiska kierownika zamawiającego (lub osoby, której kierownik zamawiającego powierzył zastrzeżone dla niego czynności),
- zasadnym jest wskazanie przedmiotu postępowania oraz trybu, w jakim postępowanie jest prowadzone,
- należy poinformować zebranych o liczbie złożonych ofert oraz zwrócić uwagę na nienaruszalność opakowań, w jakich dostarczono oferty,
- otwarcia ofert należy dokonać w kolejności ich składania w siedzibie zamawiającego z podaniem daty i godziny złożenia oferty,
- należy odczytać po otwarciu oferty:
- imię i nazwisko, nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) wykonawcy, którego oferta jest otwierana,
- cenę oferty (co najmniej brutto – nie ma obowiązku podawania ceny netto bądź stawki lub wartości kwoty VAT)), termin wykonania zamówienia, okres gwarancji oraz warunki płatności zawarte w ofercie,
- zalecanym jest po otwarciu wszystkich ofert zwrócenie się do obecnych z pytaniem czy nie mają zapytań do odczytanych informacji,
- w przypadku gdy wykonawcy zgłoszą zapytania należy zawrzeć ich treść w protokole z otwarcia ofert,
- zasadnym jest poinformowanie zebranych o terminie, w jakim zostanie przekazana informacja o wyniku postępowania do wykonawców, którzy złożyli oferty.
Edyta Partyn
Podstawa prawna:
– Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 ze zm.).
