Oferta złożona po terminie
ZAMÓWIENIA PUBLICZNE - SAS 8 / 2011
PYTANIE SEKRETARZA GMINY:
Gmina ogłosiła zapytanie ofertowe dotyczące wyboru koordynatora projektu realizowanego przy współfinansowaniu z Europejskiego Funduszu Społecznego. W treści ogłoszenia była informacja, iż oferty należy złożyć do dnia 8 lipca do godziny 12:00 w biurze obsługi mieszkańców urzędu gminy. Mając na uwadze powyższe proszę o wyjaśnienie, czy oferty, które wpłynęły do biura w dniu 11 lipca 2011 r., zaś zostały nadane na poczcie 8 lipca 2011 r. należy odrzucić jako oferty złożone po terminie czy też uwzględnić je z uwagi na fakt, iż zostały nadane w dniu 8 lipca? Jednocześnie pragnę zaznaczyć, iż w treści ogłoszenia brak było pouczenia, że oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie, będą odrzucone.
ODPOWIEDŹ PRAWNIKA:
Sposób postępowania zamawiającego w opisanej powyżej sytuacji uzależniony jest od wartości zamówienia na wybór koordynatora projektu realizowanego przy współfinansowaniu z Europejskiego Funduszu Społecznego. Jeżeli wartość zamówienia w okresie realizacji umowy przekracza równowartość 14.000 Euro (tj. 53.746,00 zł netto) zastosowanie znajdują przepisy zawarte w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm).
W analizowanej sytuacji zastosowanie znajdzie art. 84 ust. 2 wskazanej ustawy, zgodnie z którym zamawiający zwraca ofertę złożoną po terminie. Pod pojęciem „złożona” należy rozumieć faktyczne dostarczenie oferty do siedziby zamawiającego – nadanie oferty pocztą (w tym w placówce operatora publicznego tj. Poczty Polskiej) przed upływem terminu składania ofert nie stanowi przesłanki umożliwiającej uznanie oferty za złożoną w terminie, jeżeli nie zostanie ona dostarczona do zamawiającego w wyznaczonym terminie.
Natomiast w przypadku gdy wartość zamówienia nie przekracza kwoty 53.746,00 zł netto swoboda zamawiającego w podejmowaniu decyzji odnośnie przyjęcia oferty złożonej po terminie jest znacznie większa.
Ponieważ zgodnie z art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych do zamówień o wartości mniejszej niż wskazana powyżej kwota przepisy ustawy nie mają zastosowania, również norma art. 84 ust. 2 nie jest obowiązująca.
W konsekwencji, na podstawie obowiązującego stanu prawnego decyzja co zrobić z ofertą złożoną po terminie należy do wyłącznej kompetencji zamawiającego.
Jeżeli zamawiający w regulaminie prowadzenia procedury wyboru koordynatora projektu nie określił sposobu postępowania z ofertą złożoną po upływie terminu, ale nadaną w wyznaczonym terminie, wydaje się racjonalnym odwołanie do wykładni celowościowej prowadzonej procedury konkurencyjnego wyboru wykonawcy zamówienia.
Ponieważ celem prowadzonej procedury jest zapewnienie jak największej konkurencji i wybór możliwie najkorzystniejszej oferty wydaje się możliwym przyjęcie złożonych po terminie ofert, o ile zamawiający nie poinformował już wybranego wykonawcy o podjętej decyzji w zakresie rozstrzygnięcia prowadzonej procedury.
Marek Okniński
