Gmina obciąża GOK za zakup oleju
FINANSE SAMORZĄDU - SAS 9 / 2011
PYTANIE WÓJTA GMINY:
W jaki sposób urząd gminy powinien dokonać obciążenia za zakup oleju do kotłowni znajdującej się w budynku Gminnego Ośrodka Kultury, będącego własnością gminy, a przekazanej do eksploatacji wraz z całą dokumentacją GOK. W budynku znajdują się pomieszczenia wykorzystywane przez podległe gminie jednostki: Gminny Ośrodek Kultury, Gminna Biblioteka Publiczna oraz Ośrodek Pomocy Społecznej. Z wyżej wymienionymi jednostkami gmina ma zawarte umowy użyczenia, w których zawarty jest między innymi zapis, iż jednostki te pokrywają koszty ogrzewania. Czy w związku z powyższym zapis zawarty w umowach użyczenia daje podstawę do obciążania ww. jednostek za zakup oleju opałowego, czy też zakupu tego powinien dokonać GOK, jako eksploatujący kotłownię?
ODPOWIEDŹ PRAWNIKA:
W opisanym wyżej przypadku możliwe są dwa rozwiązania.
PIERWSZE ROZWIĄZANIE
Pierwsze możliwe byłoby wówczas, gdyby przedmiotowa nieruchomość zabudowana była przekazana Gminnemu Ośrodkowi Kultury w administrowanie, wraz z kosztami utrzymania budynku, z wyłączeniem kosztów utrzymania obiektu, które powinny pokryć inne gminne jednostki korzystające z tego obiektu proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni. Umowy na korzystanie z poszczególnych lokali oraz zasady korzystania z nich powinny być wówczas podpisane pomiędzy GOK a poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi gminy. Wówczas GOK dokonywałby zakupu m.in. oleju opałowego i obciążałby te jednostki na ww. zasadach, np. poprzez tzw. refakturowanie. Możliwe byłoby też rozwiązanie polegające na wpłacaniu przez poszczególne jednostki organizacyjne gminy zaliczek na poczet należnych kosztów za ogrzewanie, a następnie rozliczenie końcowe po zakończeniu sezonu grzewczego.
DRUGIE ROZWIĄZANIE
Drugie rozwiązanie, może mieć miejsce wówczas, jeżeli to gmina zawarła umowy użyczenia ze wszystkimi gminnymi jednostkami organizacyjnymi korzystającymi z przedmiotowego budynku, w tym również GOK. Wówczas to gmina jest jedynie uprawniona (chyba, że scedowała to prawo na GOK) do rozliczenia kosztów ogrzewania tego obiektu. Najlepiej byłoby, ażeby w umowie (umowach) z jednostkami korzystającymi z przedmiotowego budynku został określony sposób rozliczenia kosztów ogrzewania. Koszty ogrzewania to nie jedynie zakup oleju opałowego, ale również koszty związane z obsługą urządzeń, ich eksploatacją i konserwacją. Jeżeli również te koszty miałyby obciążać użytkowników obiektu, to sposób rozliczenia tych kosztów powinien zostać precyzyjnie określony. Brak jednoznacznych uregulowań w umowie w tym zakresie z reguły powoduje szereg wątpliwości, kontrowersji i sporów, które niejednokrotnie kończą się w sądzie.
Jeżeli w umowie nie ma jednoznacznych regulacji w tym zakresie to obciążenie jednostek korzystających z poszczególnych części budynku może nastąpić tak jak w pierwszym rozwiązaniu, tj.:
- w trakcie okresu grzewczego proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni budynku – poprzez wpłatę stosownych zaliczek przez poszczególne jednostki organizacyjne,
- po zakończeniu określonego okresu grzewczego, albo po zakończeniu całego okresu grzewczego i obliczeniu kosztów całkowitych ogrzewania – poprzez wystawienie faktur obciążających (tzw. refakturowanie).
Bez względu na przyjęte rozwiązanie (zaliczki, rozliczenie okresów grzewczych), po każdym zakończeniu sezonu grzewczego powinno nastąpić przedstawienie wszystkim jednostkom szczegółowych informacji (rozliczenie) wskazujących na poniesione wydatki w związku z ogrzewaniem budynku oraz sposobu ich rozliczenia (obciążenia poszczególnych jednostek organizacyjnych). Cała problematyka ma charakter cywilnoprawny, z tych też względów najistotniejsze jest precyzyjne uregulowanie w umowie nie tylko praw, ale również obowiązków, zarówno użyczającego, jak i biorącego w użyczenie, szczególnie gdy stronami umowy są jednostki organizacyjne gminy niemające osobowości prawnej.
Sławomir Pyźlak
