Jak w trakcie zawieszenia wielu terminów w postępowaniu administracyjnym wydać decyzję?

SAS3/2020

Dokonanie przepisami ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374 z późn. zm.) [dalej: „specustawa koronawirusowa”] zawieszenia wielu terminów biegnących w postępowaniu administracyjnym prowadzonym na podstawie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2020 r. poz. 256 z późn. zm.) [dalej: „K.p.a.”] sprawiło wiele problemów organom administracji publicznej. Zawieszenie to dotknęło bowiem m.in. terminów na zapoznanie się przez stronę ze zgormadzonym materiałem dowodowym w sprawie, tj. termin wyznaczany zawiadomieniem opartym o przepis art. 10 § 1 K.p.a.

Przepisami przywołanej specustawy koronawirusowej ustawodawca wprowadził jednak szereg rozwiązań mających na celu złagodzenie skutków zawieszenia tych terminów i umożliwienie podjęcia działań, które mają przyczynić się do umożliwienia wydania decyzji w postępowaniu administracyjnym.

PRZEPIS ART. 15ZZZZZN SPECUSTAWY KORONAWIRUSOWEJ ROZWIĄZANIEM?

Szereg nowych uprawnień dla organów administracji publicznej z punktu widzenia prowadzenia postępowania administracyjnego w okresie występowania koronawirusa ustawodawca wprowadził do specustawy koronawirusowej przepisami drugiej nowelizacji specustawy koronawirusowej (tj. ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2; Dz.U. poz. 695). Zawarte zostały one w przepisie art. 15zzzzzn specustawy koronawirusowej. Przepis ten stanowi, że „W okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, w szczególności, gdy urząd administracji obsługujący organ administracji publicznej wykonuje zadania w sposób wyłączający bezpośrednią obsługę interesantów, organ administracji publicznej:

może odstąpić od zasady określonej w art. 10 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego także w przypadku, gdy wszystkie strony zrzekły się swego prawa;
może zapewnić stronie udostępnienie akt sprawy lub poszczególnych dokumentów stanowiących akta sprawy również za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną na adres wskazany w rejestrze danych kontaktowych, o którym mowa w art. 20j ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne lub inny adres elektroniczny wskazany przez stronę;
może przeprowadzić czynność w toku postępowania wymagającego zgodnie z przepisami prawa osobistego stawiennictwa, również przez udostępnienie przez stronę lub innego uczestnika postępowania swojego wizerunku w czasie rzeczywistym, za pośrednictwem transmisji audiowizualnej, o ile przemawia za tym interes strony, a organ prowadzący postępowanie wyraził na to zgodę”.

Powyższy przepis umożliwia tym samym organowi rozwiązanie problemu m.in. braku możliwości wydania decyzji administracyjnej w postępowaniach, w których niezbędne jest zawiadomienie strony o możliwości skorzystania z uprawnienia wynikającego z przepisu art. 10 K.p.a. (wyrażającego zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu).

CO POWINNA WIEDZIEĆ STRONA POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNEGO?

W konsekwencji obowiązywania powyższego przepisu art. 15zzzzzn specustawy koronawirusowej, w postępowaniach, w których organ przesyła stronom zawiadomienia na podstawie przepisu art. 10 § 1 k.p.a., w tychże zawiadomieniach warto przekazywać stronom dodatkowe informacje o tym, że:

z uwagi na trwający od dnia 20 marca 2020 r. stan epidemii (wprowadzony rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii; Dz.U. poz. 49), wprowadzone zostały ograniczenia m.in. w zakresie przemieszczania się, a także zadania publiczne wykonywane są przez organ administracji publicznej, co do zasady, w sposób wyłączający bezpośrednią obsługę interesantów (za wyjątkiem funkcjonowania Biura Obsługi Interesanta oraz wcześniej umówionych pilnych spotkań), co powoduje istotne zmiany związane z prowadzeniem postępowań administracyjnych;
w świetle przepisu art. 15zzr ust. 1 specustawy koronawirusowej, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, wyznaczony przesyłanym zawiadomieniem termin nie biegnie;

jednakże:

stosownie do przepisu art. 15zzr ust. 5 specustawy koronawirusowej, strona może skutecznie złożyć w danym postępowaniu pisemne uwagi i wnioski;
stosownie do przepisu art. 15zzzzzn pkt 1 specustawy koronawirusowej, strona może zrzec się prawa czynnego udziału w niniejszym postępowaniu, o którym mowa w przepisie art. 10 § 1 K.p.a., w zakresie określonym w przesyłanym zawiadomieniu;
zgodnie z art. 15zzzzzn pkt 2 specustawy koronawirusowej, organ administracji publicznej może udostępnić akta danej sprawy lub poszczególne dokumenty stanowiących akta tej sprawy, na wniosek strony, nie tylko poprzez umożliwienie bezpośredniego zapoznania się z tymi aktami w siedzibie urzędu, ale również:
za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną na adres wskazany w rejestrze danych kontaktowych, o którym mowa w art. 20j ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne lub
za pomocą adresu elektronicznego wskazanego przez stronę;
w przypadku zrzeczenia się prawa, o którym mowa w ww. pkt 3 lit. b, przez wszystkie strony danego postępowania administracyjnego, lub zapoznania się przez strony, które nie zrzekły się tego prawa, ze zgromadzonymi w danym postępowaniu dowodami i materiałami w trybie przewidzianym ww. przepisem art. 15zzzzzn pkt 2 specustawy koronawirusowej, z jednoczesnym złożeniem pisemnych uwag lub wniosków (albo pisemnym poinformowaniem o braku uwag lub wniosków), organ administracji publicznej uprawniony będzie do wydania decyzji administracyjną w niniejszej sprawie – w przeciwnym wypadku, decyzja w danej sprawie zostanie wydana po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 i upływie po tym czasie terminu wyznaczonego przesyłanym zawiadomieniem;

strona może dokonywać wszelkich czynności w danej sprawie w formach przewidzianych przepisem art. 14 K.p.a., tj.:

w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, doręczanego środkami komunikacji elektronicznej (tj. m.in. za pośrednictwem ePUAP);
za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną z:
adresu elektronicznego (mailowego) wskazanego w rejestrze danych kontaktowych, o którym mowa w art. 20j ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, lub
innego adresu elektronicznego przekazanego przez stronę organowi administracji publicznej w sposób określony w lit. a.

JAKIE INFORMACJE PRZEKAZAĆ STRONIE POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNEGO, ABY JE ZROZUMIAŁA?

Z uwagi jednak na fakt, że zrozumienie powyższych przepisów przez zwykłego obywatela (mieszkańca) będącego stroną postępowania administracyjnego może być utrudnione, rekomendowane jest przesłanie – wraz z powyższymi informacjami – również skróconej instrukcji postępowania w sprawie, np. o następującej treści:

Jeżeli:

chcesz obecnie zapoznać się z aktami niniejszego postępowania – możesz przekazać swoją prośbę osobie prowadzącej postępowanie (np. telefonicznie), a akta te (lub poszczególne, interesujące Cię dokumenty) zostaną udostępnione Ci na adres mailowy – swój adres mailowy musisz jednak przekazać do urzędu w formie pisemnej (tj. tradycyjną pocztą na adres Urzędu), elektronicznej (np. za pośrednictwem Platformy ePUAP) lub poprzez udostępnienie go w Rejestrze Danych Kontaktowych (wymagany jest e-dowód lub profil zaufany, możliwy do założenia również bez wychodzenia z domu za pośrednictwem wybranych banków przez stronę internetową www.pz.gov.pl);
chcesz, aby mimo obowiązywania stanu epidemii, decyzja administracyjna w niniejszej sprawie została wydana – złóż na podstawie przepisu art. 15zzzzzn pkt 1 specustawy koronawirusowej, oświadczenie o zrzeczeniu się prawa, o którym mowa w przepisie art. 10 § 1 K.p.a., tj. prawa czynnego udziału w niniejszym postępowaniu, w zakresie określonym w niniejszym zawiadomieniu w formie pisemnej (tj. tradycyjną pocztą na adres urzędu), elektronicznej (np. za pośrednictwem Platformy ePUAP) lub poprzez wiadomość mailową wysłaną z adresu elektronicznego udostępnionego w Rejestrze Danych Kontaktowych (do zalogowania się do Rejestru wymagany jest e-dowód lub profil zaufany, możliwy do założenia również bez wychodzenia z domu za pośrednictwem wybranych banków przez stronę internetową www.pz.gov.pl) albo adresu zgłoszonego do urzędu w sposób wskazany w pkt 1;
UWAGA! Decyzja będzie mogła być wydana jedynie w przypadku, gdy wszystkie strony niniejszego postępowania złożą takie oświadczenie;
ewentualnie – chcesz złożyć w niniejszej sprawie uwagi lub wnioski – możesz to zrobić w formie pisemnej (tj. tradycyjną pocztą na adres urzędu), elektronicznej (np. za pośrednictwem Platformy ePUAP) lub poprzez wiadomość mailową wysłaną z adresu elektronicznego udostępnionego w Rejestrze Danych Kontaktowych (do zalogowania się do Rejestru wymagany jest e-dowód lub profil zaufany, możliwy do założenia również bez wychodzenia z domu za pośrednictwem wybranych banków przez stronę internetową www.pz.gov.pl) albo adresu zgłoszonego do urzędu w sposób wskazany w pkt 1.

UWAGA! Jeżeli chcesz, aby po złożeniu przez Ciebie uwag lub wniosków, została wydana decyzja w niniejszej sprawie, złóż oświadczenie o zrzeczeniu się prawa czynnego udziału w postępowaniu, według wskazówek z ww. pkt 2.

Powyższe informacje przekazane stronie postępowania administracyjnego niewątpliwie przyczynią się do zrozumienia przez obywateli (mieszkańców) nie tylko, że obecny sposób funkcjonowania urzędu jest niezależny od organu i jego pracowników, ale przy tym wynika z uchwalonych przepisów prawa powszechnie obowiązującego, zwłaszcza rangi ustawowej (m.in. specustawy koronawirusowej).

Informacje o obecnie panującej sytuacji, a zwłaszcza o zawieszonych terminach warto również przekazywać stronom danego postępowania administracyjnego już na etapie zawiadomienia o wszczęci postępowania (o ile w danej sprawie takie zawiadomienie jest wysyłane).

CZY DECYZJE WYDAWANE W OKRESIE WYSTĘPOWANIA KORONAWIRUSA BĘDĄ JEDNAK MOŻLIWE DO WYKONANIA?

Jeżeli jednak organowi uda się doprowadzić postępowanie administracyjne do jego ostatniego etapu, tj. wydania samej decyzji administracyjnej, to pojawia się pytanie, czy decyzja ta – po doręczeniu jej stronom – ma szanse uzyskać walor wykonalności? Jak już bowiem podkreślono, ustawodawca w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 zawiesił bieg m.in. terminu na wniesienie odwołania. Termin ten rozpocznie bieg dopiero po ustaniu przywołanych stanów.

Konsekwencją powyższego jest również to, że z uwagi na fakt, że stronom nie będzie biec termin na złożenie odwołania, wydana decyzja nie uzyska waloru ostateczności. Waloru ostateczności decyzja nie będzie mogła uzyskać również przez wykorzystanie określonego przepisem art. 127a K.p.a. uprawnienia do złożenia oświadczenia o zrzeczeniu się prawa do wniesienia odwołania – z tego przepisu jednoznacznie bowiem wynika, że taka możliwości istnieje wyłącznie „w trakcie biegu terminu do wniesienia odwołania”, a termin ten w obecnej sytuacji w ogólnie nie rozpoczyna biegu, jako termin procesowy zawieszony mocą przepisu art. 15zzs ust. 1 pkt 6 specustawy koronawirusowej. Z uwagi przy tym na fakt, że decyzja nie stanie się ostateczna, nie będzie ona mogła być również wykonywana – chyba że jest zgodna z żądaniem wszystkich stron (patrz: art. 130 § 4 K.p.a.), albo jest wykonalna z mocy prawa (konkretnego przepisu ustawy materialnego prawa administracyjnego).

A MOŻE RYGOR NATYCHMIASTOWEJ WYKONALNOŚCI?

Inną możliwością, aby decyzja była wykonalna, jest nadanie jej rygoru natychmiastowej wykonalności w trybie przepisu art. 108 K.p.a. – o fakcie tym warto również informować w wydawanych decyzjach administracyjnych, tj. że z uwagi na zawieszenie terminu na wniesienie odwołania, decyzja nie stanie się ostateczna, a w konsekwencji również wykonalna, jednakże strona – o ile są możliwe do spełnienia przesłanki z przepisu art. 108 § K.p.a. – może zawnioskować o nadanie decyzji takiego rygoru.

Podsumowanie

Prowadzenie postępowań administracyjnych w trybie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego przez organy administracji publicznej jest niezwykle utrudnione w czasie epidemii koronawirusa, jednakże zarówno obowiązujące dotychczas przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, jak i przepisy specustawy koronawirusowej pozwalają na szereg działań „łagodzących” pojawiające się problemy i niedogodności, w tym trudności w wydawaniu decyzji administracyjnych. Co jednak istotne, przepisy specustawy koronawirusowej zawierają zdecydowanie więcej regulacji odnoszących się do pracy organów administracji publicznej w przywołanym okresie, jednakże z uwagi na ograniczone ramy niniejszego opracowania, zostały w nim przedstawione najistotniejsze regulacje prawne.

Mateusz Karciarz

prawnik w Kancelarii Radców Prawnych
Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy sp.k. w Poznaniu