Korzystanie przez gminy i powiaty z ePUAP od 30 grudnia 2023 r.
ANALIZY SAMORZĄDOWE - BIULETYN SAMORZĄDOWCA 6 / 2023
Rozpoczęcie funkcjonowania od 30 grudnia 2023 r. nowego systemu e-Doręczeń, choć będzie wiązało się z zastąpieniem w zakresie komunikacji elektronicznej platformy ePUAP, nie spowoduje, że ta platforma z tym dniem przestanie funkcjonować. W dalszym ciągu będzie bowiem możliwość porozumiewania się za jej pośrednictwem, aczkolwiek nie tylko będzie to ograniczone, ale również będzie powodować określone ryzyka po stronie podmiotów publicznych.
Wspomniany powyżej dzień 30 grudnia 2023 r. to dzień wyznaczony przez Ministra Cyfryzacji w komunikacie wydanym na podstawie art. 155 ust. 10 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 285 z późn. zm.). Komunikat ten (z 29 maja 2023 r., zmieniony komunikatem z 22 listopada 2023 r.) określił właśnie na ww. dzień termin wdrożenia rozwiązań technicznych, niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym dla określonych grup podmiotów, w tym m.in. dla jednostek samorządu terytorialnego, tworzonych przez nie zakładów budżetowych, ich spółek komunalnych czy też samorządowych instytucji kultury.
Jednym z głównych założeń ustawy o doręczeniach elektronicznych (zwanej dalej „ustawą”) jest wprowadzenie jednolitego systemu e-Doręczeń, który docelowo ma zastąpić obecnie funkcjonującą m.in. w tym zakresie platformę ePUAP – docelowo, bowiem ostatnia grupa podmiotów publicznych (m.in. sądy – patrz: art. 155 ust. 7 ustawy) zobowiązana będzie stosować e-Doręczenia od 1 października 2029 r. Z tym też dniem ma ostatecznie zostać zlikwidowana platforma ePUAP. Do tego czasu obowiązywać będzie okres przejściowy, podczas którego będziemy mieli do czynienia z dualizmem w zakresie platform do komunikacji elektronicznej, stosowanych przez podmioty publiczne. Dualizm ten częściowo uregulowano przepisem art. 147 ustawy.
W pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na ust. 1 w przywołanym powyżej przepisie art. 147 ustawy, który odnosi się do korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi. Stanowi on, że „Doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do innego podmiotu publicznego posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP, jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do dnia 30 września 2029 r.” Innymi słowy, do końca września 2029 r. podmioty publiczne będą mogły skutecznie prowadzić między sobą korespondencję za pośrednictwem ePUAP, nawet jeżeli oba te podmioty będą posiadały adres do doręczeń elektronicznych w ramach e-Doręczeń. Oczywiście w przypadku, gdy będziemy mieli do czynienia z zamiarem prowadzenia korespondencji pomiędzy dwoma podmiotami publicznymi, z których tylko jeden posiada adres do doręczeń elektronicznych, to korespondencja będzie musiała odbywać się za pośrednictwem ePUAP.
Istotne znaczenie w analizowanym problemie odgrywają jednak ust. 2 i 3 ww. art. 147 ustawy. I choć odnoszą się one w interesującym nas zakresie do okresu sprzed 30 grudnia 2023 r., to jednak – a contrario – dają również informacje o funkcjonowaniu ePUAP po tej dacie. W pierwszej kolejności warto zacytować ust. 2, zgodnie z którym „Doręczenie korespondencji nadanej przez osobę fizyczną lub podmiot niebędący podmiotem publicznym, będące użytkownikami konta w ePUAP, do podmiotu publicznego posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP, w ramach usługi udostępnianej w ePUAP, jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, do czasu zaistnienia obowiązku stosowania niniejszej ustawy, o którym mowa w art. 155, przez ten podmiot publiczny”. Po pierwsze warto wskazać, że przepis ten mówi o zaistnieniu obowiązku stosowania ustawy, o którym mowa w art. 155 ustawy. W tym kontekście warto zauważyć, że przywołany przepis zawiera trzy daty – 30 grudnia 2023 r. (w postaci odesłania do komunikatu Ministra Cyfryzacji), 1 stycznia 2025 r. (odnoszący się do „innych podmiotów publicznych”) oraz 1 października 2029 r. (odnoszący się m.in. nie tylko do wspomnianych już sądów, ale również do jednostek samorządu terytorialnego i ich samorządowych zakładów budżetowych, jednakże wyłącznie w zakresie publicznej usługi hybrydowej). Po drugie, przepis art. 147 ust. 2 ustawy wskazuje, że do czasu zaistnienia obowiązku stosowania ustawy ePUAP działa – w dużym uproszczeniu mówiąc – na dotychczasowych zasadach. W tym kontekście warto zwrócić uwagę na przepis art. 158 ust. 1 ustawy, który dodatkowo wskazuje, że do wspomnianego czasu zaistnienia obowiązku stosowania ustawy stosuje się wymienione w nim przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego i Ordynacji podatkowej w brzmieniu dotychczasowym, tj. uwzględniającym funkcjonowanie ePUAP. W tym miejscu warto jednak zauważyć, że ustawodawca wskazał – w ust. 2 art. 158 ustawy – że zasada ta przestaje obowiązywać z momentem aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych. Innymi słowy, ePUAP na dotychczasowych zasadach podmiot publiczny wykorzystuje w korespondencji z podmiotami niepublicznymi tak długo, jak nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych. Stąd też m.in. bierze się taka „niechęć” podmiotów publicznych do aktywowania swojego adresu do doręczeń elektronicznych wcześniej niż 30 grudnia 2023 r.
Przepis ust. 3 w art. 147 ustawy jest zaś konsekwencją i swoistego rodzaju „przedłużeniem” ust. 2, bowiem stanowi, że „Doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego podmiotem publicznym, o których mowa w ust. 2, stanowiącej odpowiedź na podanie albo wniosek złożone w ramach usługi udostępnionej w ePUAP, jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego”.
Jak natomiast będzie wyglądało korzystanie z ePUAP przez podmioty publiczne, które będą posiadały już aktywny adres do doręczeń elektronicznych? Wszak przepisy jednoznacznie wskazują, że ePUAP nie znika w stosunku do takich podmiotów. W tym kontekście z odpowiedzią przyszedł Minister Cyfryzacji, który 25 października 2023 r. przedstawił stanowisko (znak pisma: DUC.WED.701.1.2023), którego teza brzmi:
„Po dacie wejścia w życie obowiązku korzystania z e-Doręczeń podmioty publiczne nadal będą miały obowiązek posiadać elektroniczne skrzynki podawcze i je obsługiwać. Doręczenie korespondencji elektronicznej za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej zwanej dalej „ePUAP”, w tym dokumentów elektronicznych w ramach e-usług, będzie prawnie skuteczne. Należy zwrócić uwagę, że w przypadku korespondencji kierowanej od podmiotu publicznego do obywatela za pośrednictwem ePUAP nie będzie już obowiązywał przepis o fikcji doręczenia”. Innymi słowy, podmioty publiczne w dalszym ciągu będą mogły korzystać z ePUAP i wysyłać skutecznie za jej pośrednictwem wiadomości do podmiotów publicznych, jednakże podmioty publiczne powinny z dużą ostrożnością w ten sam sposób odpowiadać na wpływającą do nich korespondencję z uwagi na fakt, że z dniem zaistnienia obowiązku stosowania dla danego podmiotu publicznego ustawy przestają obowiązywać przepisy proceduralne (Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Ordynacji podatkowej), odnoszące się do fikcji doręczenia.
Minister zwraca w swoim stanowisku bowiem uwagę na fakt, że ePUAP w dalszym ciągu (t.j. od 30 grudnia 2023 r.) stanowić będzie system teleinformatyczny organu. Innymi słowy, wszędzie tam, gdzie przepisy wskazują, że podania mogą być wnoszone również za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu, dopuszczalne będzie składanie przez podmioty niepubliczne takich podań za pośrednictwem ePUAP – a przynajmniej tak długo, jak ePUAP zawierać będzie tego rodzaju funkcjonalność. Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada bowiem, że w latach 2024-2026 w pierwszej kolejności zostanie wygaszone tzw. pismo ogólne wykorzystywane w ramach ePUAP, zaś następnie zostanie zniesiony obowiązek posiadania ESP na ePUAP. Docelowo również od 2024 r. urzędy będą miały możliwość dokonywania stopniowej migracji e-usług z ePUAP na nowy ekosystem e-usług mObywatel, z którego korzystać będą e-Doręczenia.
Istotne znaczenie w kontekście całości dokonywanych rozważań na temat wykorzystywania ePUAP od 30 grudnia 2023 r. odgrywa wspomniana już problematyka braku fikcji doręczeń. Wynika ona z faktu zaprzestania obowiązywania § 4-9 w art. 46 Kodeksu postępowania administracyjnego oraz art. 152a Ordynacji podatkowej ze wspominanym już niejednokrotnie dniem zaistnienia obowiązku stosowania ustawy. Innymi słowy, od 30 grudnia 2023 r. korespondencja nadana przez podmiot publiczny do podmiotu niepublicznego za pośrednictwem ePUAP będzie skutecznie doręczona wyłącznie wtedy, gdy podmiot niepubliczny potwierdzi jej odbiór. Oznacza to, że w przypadku braku odbioru takiej korespondencji, podmiot publiczny zobowiązany będzie do podjęcia ponownej próby doręczenia – np. czy to za pośrednictwem e-Doręczeń czy też za pośrednictwem operatora, wyznaczonego w tradycyjnej postaci papierowej. Od założenia adresu do doręczeń elektronicznych podmiot publiczny nie będzie bowiem mógł uznać korespondencji przesłanej za pośrednictwem
ePUAP za doręczoną na podstawie fikcji doręczenia, bowiem od tego momentu stosować będzie nowe brzmienie art. 46 Kodeksu postępowania administracyjnego, nieprzewidujące takiego działania.
Podmioty publiczne w dalszym ciągu będą mogły korzystać z ePUAP i wysyłać skutecznie za jej pośrednictwem wiadomości do podmiotów publicznych, jednakże podmioty publiczne powinny z dużą ostrożnością w ten sam sposób odpowiadać na wpływającą do nich korespondencję z uwagi na fakt, że z dniem zaistnienia obowiązku stosowania dla danego podmiotu publicznego ustawy przestają obowiązywać przepisy proceduralne (Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Ordynacji podatkowej), odnoszące się do fikcji doręczenia.
Mateusz Karciarz
prawnik w Kancelarii Radców Prawnych
Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy
sp.k. w Poznaniu
